Beleidsadviseur / record management

Over de opdrachtgever

Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) speelt een cruciale rol in de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) valt het COA onder de politieke verantwoordelijkheid van de minister van Asiel en Migratie. Het COA werkt nauw samen met andere organisaties binnen de vreemdelingenketen, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Vreemdelingenpolitie en de Koninklijke Marechaussee. Binnen deze dynamische en maatschappelijk relevante organisatie zijn wij op zoek naar een gedetacheerde coördinerend projectleider die zich niet alleen richt op het opstellen van beleid, maar ook de communicatieve coördinatie en implementatie ervan verzorgt.

Functieomschrijving

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatie van het informatiebeheerbeleid binnen COA, met bijzondere aandacht voor communicatie en samenwerking tussen afdelingen. Je werkt nauw samen met de Beleidsadviseur Recordsmanagement en medewerkers Informatiebeheer en speelt een centrale rol in het vertalen van beleidsdoelen naar praktische uitvoering. Je coördineert projecten zoals het wegwerken van archiefachterstanden, het verbeteren van documentbeheer, en de implementatie van het DUTO-beleid en de Archiefwet. Je zorgt ervoor dat de communicatie rondom deze veranderingen helder is en zorgt voor de benodigde afstemming tussen verschillende teams en afdelingen. Je bent de schakel tussen operationele teams en beleidsmakers, en coördineert de communicatie en uitvoering van de volgende werkzaamheden:

Vereiste profielbeschrijving

Wij zijn op zoek naar een gedreven coördinerend projectleider met een sterke achtergrond in informatiebeheer en projectmanagement. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt goed samenwerken met diverse teams. Je hebt ervaring met beleidsimplementatie en kunt veranderingen effectief communiceren. Daarnaast ben je analytisch en in staat om archiveringsprocessen te standaardiseren en te verbeteren. Kennis van de Archiefwet en documentbeheer is een pré. Bij voorkeur heb je relevante ervaring binnen een overheidsorganisatie of vergelijkbare omgeving.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of vergelijkbare disciplines.
• Aantoonbare ervaring met projectmanagement, procesverbetering en het coördineren van communicatieve processen binnen informatiebeheer.
• Kennis van de Archiefwet en aanverwante regelgeving voor informatiebeheer.
• Ervaring met Document Management Systemen (DMS) en Records Management Applicaties (RMA).
• Flexibiliteit en het vermogen om een balans te vinden tussen het naleven van regels en het inspelen op de praktische realiteit van de organisatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met het vermogen om effectief te communiceren op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Zelfstandigheid en een proactieve werkhouding; in staat om direct de benodigde werkzaamheden op te pakken en te coördineren.

Wensen

• Ervaring bij een (semi)overheidsorganisatie.
• Kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop.
• Ervaring met het werken in een dynamische organisatie en het begeleiden van veranderingen binnen een complexe context.