Aanbestedingsspecialist (facilitair)

Beschrijving van de functie

Een aanbestedingsspecialist facilitair is verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden, uitvoeren en afsluiten van inkoop- en aanbestedingstrajecten binnen het brede domein van facilitaire diensten. De functie omvat het opstellen van inkoopstrategie en aanbestedingsdocumenten, het organiseren van de procedure (inclusief Europese openbare aanbestedingen), publicatie op platforms als TenderNed en het begeleiden van beantwoording van nota’s en gunningsprocedures. De specialist werkt vaak als vaste medewerker in opdracht van een organisatie of als externe in de vorm van zzp opdrachten of interim werk en moet daarbij vertrouwd zijn met opdrachten overheid en de daaraan verbonden regels en openbaarheidsprocedures. Vertrouwelijkheid, integriteit en het adequaat afhandelen van juridische vragen en potentiële claims zijn integraal onderdeel van het werk. Kennis van systemen als DAS (Dynamic Purchasing System) en van relevante wet- en regelgeving zoals de Aanbestedingswet, Gids Proportionaliteit en ARW is essentieel.

Typische beloning

Het salaris varieert sterk naar ervaring, type aanstelling en complexiteit van de dossiers. Als vaste kracht (contract) liggen de bruto-maandsalarissen doorgaans tussen circa €3.000 en €5.500, afhankelijk van ervaring, opleiding en organisatiegrootte. Als zelfstandig consultant of zzp'er bij opdrachten overheid of voor interim werk liggen de dagtarieven veelal tussen circa €350 en €700 per dag; bij zeer complexe Europese procedures of specialistische juridische ondersteuning kunnen hogere tarieven worden gevraagd. Factoren die het tarief bepalen zijn onder andere aantoonbare referenties, ervaring met DAS en TenderNed, beschikbaarheid voor snelle opstart en aanwezigheid op locatie, en de mate van zelfstandigheid in het projectmanagement en de juridische borging van het proces.

Veelvoorkomende functietaken

De dagelijkse taken omvatten intake en kick-off met de opdrachtgever, het opstellen van een inkoopstrategie en programma van eisen, het samenstellen van alle aanbestedingsdocumenten en het begeleiden van publicatie en communicatie tijdens de procedure. Tijdens de aanbesteding verzorgt de specialist beantwoording van vragen, organiseert hij/zij beoordelings- en evaluatieprocessen, stelt gunningsadviezen op en draagt het dossier na uitvoering over aan de contract- of categoriemanager. Andere terugkerende taken zijn risico- en compliancemanagement conform Aanbestedingswet, het toepassen van proportionaliteitsprincipes, coördinatie met juridische adviseurs en stadsadvocaten bij bezwaar- of beroepszaken, het monitoren van contractuele verplichtingen en het waarborgen van kwaliteitsborging (zoals 4-ogen toetsen bij inzet van junioren). Communicatie met stakeholders, interne memo’s voor besluitvorming en het aanleveren van dossierdocumentatie voor audits of klachtenprocedure maken ook onderdeel uit van het takenpakket.

Hoe word je specialist in deze functie

Een startbaan in inkoop, facility management of juridisch werk bij de overheid of in de private facilitaire sector biedt een goede basis. Relevante opleidingen zijn HBO of WO in rechten, bedrijfskunde, facility management of inkoopmanagement. Praktische ervaring met Europese aanbestedingen, TenderNed en DAS is cruciaal en bouw je op door mee te werken aan meerdere aanbestedingen, zowel als medewerker binnen een organisatie als via zzp opdrachten of interim werk om een breed portfolio van referenties op te bouwen. Specifieke cursussen in aanbestedingsrecht, contractmanagement en overheidsinkoop, plus training in projectmanagement en stakeholdermanagement, versnellen de ontwikkeling. Netwerken binnen het vakgebied, samenwerken met aanbestedingsjuristen en het actief verzamelen van succesvolle referenties zijn doorslaggevend om door te groeien naar senior rollen en om hogere tarieven als consultant te rechtvaardigen.