Administratief Medewerker RFI Proces

Beschrijving van de functie

Een Administratief Medewerker RFI Proces is verantwoordelijk voor het beheer en de coördinatie van binnenkomende Request for Information (RFI) aanvragen met een focus op duurzaamheids- of compliance-gerelateerde vragen. De functie draait om het centraal registreren, monitoren en administreren van RFI-verzoeken in een track & trace-systeem, het borgen van doorlooptijden en volledigheid, en het bewaken van kwaliteit en consistentie van de antwoorden richting klanten. De functie vereist nauwe samenwerking met interne stakeholders zoals Sustainability, Procurement, HSE en Legal om technische en inhoudelijke informatie te verzamelen en om tijdige en eenduidige terugkoppeling naar de klant te waarborgen. Daarnaast draagt de medewerker bij aan standaardisatie van processen, het opstellen en onderhouden van templates en FAQ's, en het signaleren en implementeren van procesverbeteringen om het RFI-proces efficiënter en transparanter te maken.

Typische arbeidsvormen en salaris

Het salaris voor deze functie varieert afhankelijk van de arbeidsvorm en ervaring. In loondienst (fulltime) ligt het bruto maandsalaris doorgaans tussen ongeveer €2.200 en €3.400, afhankelijk van MBO+/HBO-niveau, regio en sector. Voor zelfstandigen en interim-professionals liggen de dagtarieven vaker tussen ongeveer €225 en €400 per dag; dit is relevant bij zzp opdrachten of interim werk. Veel RFI-opdrachten worden ook via DAS of detacheringsconstructies ingevuld, en opdrachten overheid vragen vaak extra screening en administratie. De exacte beloning is afhankelijk van ervaring met RFI-processen, kennis van duurzaamheidsthema's (ESG), de vereiste screenings zoals VOG en eventuele certificaten zoals VCA Basis voor werk in loondienst of op locatie.

Veelvoorkomende functietaken

Dagelijkse taken van een Administratief Medewerker RFI Proces bestaan uit het registreren en classificeren van binnenkomende RFI-verzoeken, het inrichten en bijhouden van het track & trace-systeem, en het bewaken van deadlines en verantwoordelijken. De medewerker controleert ingediende antwoorden op volledigheid en consistentie, signaleert ontbrekende informatie, en ondersteunt bij het opstellen en redigeren van klantantwoorden in zowel het Nederlands als Engels. Communicatie met interne stakeholders om ontbrekende details aan te vullen of om juridische en veiligheidscriteria af te stemmen is een vast onderdeel van het werk. Daarnaast horen het opstellen van standaardantwoorden, het bijhouden van kennisdatabases, het rapporteren over doorlooptijden en het initiëren van procesverbeteringen ook tot het takenpakket. Bij projecten voor grotere klanten of overheidsklanten is nauwkeurigheid in documentatie en het volgen van compliance-eisen extra belangrijk, en worden opdrachten vaak aangeboden als zzp opdrachten of via DAS en andere intermediairs.

Hoe je specialist wordt in deze functie

Om uit te blinken als specialist in het RFI-proces combineer je administratieve vaardigheid met inhoudelijke kennis van duurzaamheid en compliance. Begin met een basis op MBO+/HBO-niveau en zoek werkervaring in administratieve rollen met procesregistratie en track & trace-systemen. Verdieping in duurzaamheidsthema's (ESG), procurement- en contractprocessen en ervaring met afdelingen zoals Legal of HSE is een belangrijke volgende stap. Volg (vak)opleidingen en cursussen op het gebied van ESG-data, rapportagestandaarden en procesmanagement, en oefen je Engelse schriftelijke- en mondelinge communicatievaardigheden. Werkervaring via interim werk, zzp opdrachten of opdrachten overheid vergroot je exposure aan verschillende werkomgevingen en klantvragen; deelname aan opdrachten via DAS of detacheringsbureaus kan helpen om snel diverse cases te doorlopen. Bouw daarnaast expertise op in tooling (track & trace, documentmanagementsystemen), ontwikkel templates en checklists en neem initiatief in procesverbeterprojecten. Door consistent kwaliteitswerk, netwerkvorming binnen Sustainability- en Procurement-teams en het aantonen van verbeteringen in doorlooptijden en klanttevredenheid, groei je van een operationele administratieve rol naar senior coördinatiefuncties of procesownership binnen het RFI-domein.