Administratief Ondersteuner kernteam SPORT

Functieomschrijving

Als administratief ondersteuner in de zaalruimteverdeling ondersteun je bij het plannen, registreren en beheren van sport- en onderwijstijden in accommodaties. Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van aanvragen, wijzigingen en toewijzingen in planningssystemen en zorgt voor een juiste, tijdige en controleerbare administratie. Deze functie draait om het organiseren van ruimtegebruik, het afstemmen van wensen van scholen, verenigingen en beheerders en het bewaken van deadlines en kwaliteitsnormen. In de praktijk werk je veel met digitale systemen zoals AQQO en vaak ook met gemeentelijke zaaksystemen of DAS; kennis van deze tools versnelt je inzetbaarheid en maakt je productievere rapportages mogelijk. De rol vraagt klantgerichtheid: je fungeert als aanspreekpunt voor betrokkenen, geeft duidelijke informatie en handelt vragen of klachten professioneel af. Er zijn ook mogelijkheden voor zzp opdrachten en interim werk in deze discipline, mede omdat gemeenten en sportorganisaties regelmatig tijdelijke ondersteuning zoeken voor piekmomenten of projecten.

Typische beloning

De beloning voor een administratief ondersteuner in zaalruimteverdeling varieert afhankelijk van ervaring, aanstelling (vast, tijdelijk of zzp) en de schaal van de organisatie. Voor een contractuele aanstelling op mbo-niveau ligt het bruto maandsalaris veelal tussen circa u20ac2.300 en u20ac3.200 bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van cao en lokale schaal. Voor zzp opdrachten en opdrachten overheid geldt meestal een dagtarief; zelfstandig werkende administratieve specialisten vragen doorgaans tussen u20ac200 en u20ac320 per dag, afhankelijk van specifieke kennis (bijvoorbeeld AQQO of DAS) en snelheid van inzet. Interim werk binnen gemeenten kan vaak worden uitgevoerd via detacheringsbureaus of via DAS-achtige digitale aanmeldingen voor opdrachten, waarbij de tarieven en voorwaarden per opdracht verschillen. Beloning kan ook worden beïnvloed door extra verantwoordelijkheden zoals coördinatie of het opzetten van nieuwe planningsprocedures.

Veelvoorkomende taken

De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het verwerken van reserveringsaanvragen, het aanpassen van roosters, het invoeren van wijzigingen en het controleren van de juistheid van gegevens in plannings- en zaalsportreserveringssystemen. Je onderhoudt contact met scholen, sportverenigingen, accommodatiebeheerders en collegau2019s en organiseert afstemmingsoverleggen wanneer conflicten of knelpunten ontstaan. Daarnaast verzorg je communicatiemateriaal zoals bevestigingen en overzichten, bewaak je deadlines voor toewijzingen en draag je zorg voor rapportages en overzichten voor het team. Administratieve taken omvatten ook agendabeheer, e-mailverkeer, archivering en het werken volgens privacyregels bij persoonsgegevens. In veel situaties ondersteun je bij beleidsmatige aanvragen en informeer je over procedures; bij piekperiodes wordt dit vaak ingevuld met interim werk of zzp opdrachten omdat flexibiliteit vereist is. Kennis van en ervaring met systemen als AQQO en DAS versnelt je handelen en maakt automatische koppelingen en generieke rapportages mogelijk, wat de efficiency ten goede komt.

Hoe specialist worden

Start met een relevante mbo-opleiding op minimaal niveau 4 (administratie, secretariaat, sportmanagement of vergelijkbaar) en bouw minimaal twee jaar ervaring op in administratieve functies. Praktijkervaring met agendabeheer, zaalruimteverdeling en gemeentelijke processen is daarbij een belangrijk pluspunt. Volg cursussen en opleidingen in planningssystemen, geavanceerd Excel en specifieke modules voor AQQO of DAS om technisch vaardig te worden. Doe ervaring op via verschillende werkvormen: vaste functies, interim werk en zzp opdrachten bieden elk unieke leerervaringen; opdrachten overheid geven bovendien inzicht in procedures en wet- en regelgeving. Werk samen met ervaren collegau2019s, neem deel aan projecten rond procesoptimalisatie en zorg voor certificaten of trainingen in privacy (AVG) en klantcommunicatie. Na verdieping kun je doorgroeien naar rollen als cou00f6rdinator accommodaties, beleidsmedewerker sport en uiteindelijk teamleider of projectleider zaalruimtebeheer. Het opnemen van interim werk of zzp opdrachten kan je netwerk en ervaring verbreden en maakt het makkelijker om gespecialiseerde opdrachten binnen de publieke sector te krijgen.