Directiesecretaresse (Directieondersteuner) - Legal, Strategy en Sustainability

Beschrijving van de functie

Een directiesecretaresse ondersteunt één of meerdere directors of senior managers op bestuurlijk niveau en verzorgt de organisatorische en administratieve kant van hun dagelijkse werkzaamheden. De functie omvat het beheren van agenda's en inboxen, het plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, het opstellen en bewerken van presentaties en vergaderstukken, en het coördineren van externe afspraken en facilitaire zaken. Daarnaast vervult de directiesecretaresse een verbindende rol tussen interne stakeholders en externe partijen, hanteert vertrouwelijkheid bij gevoelige informatie en zorgt voor een overzichtelijke afhandeling van acties en follow-ups. In sectoren met veel regelgeving of juridische documenten is kennis van documentmanagementsystemen, zoals DAS, en ervaring met het archiveren en beveiligen van dossiers vaak wenselijk.

Typische beloning

Het salaris voor een directiesecretaresse varieert afhankelijk van ervaring, sector en contractvorm. In loondienst ligt het bruto maandsalaris voor fulltime posities doorgaans tussen ongeveer €2.800 en €4.200 per maand, inclusief relevante toeslagen en CAO-afspraken. Bij interim werk of zzp opdrachten liggen de dag- of uurtarieven hoger; zzp opdrachten voor ervaren directiesecretaresses worden vaak gefactureerd in een bandbreedte van ongeveer €35 tot €75 per uur, afhankelijk van complexiteit en opdrachtgever. Voor opdrachten overheid kunnen specifieke certificaten, veiligheidsscreening en bekendheid met overheidsprocessen invloed hebben op het tarief. Interim werk en zzp opdrachten bieden vaak flexibiliteit en hogere tarieven maar vergen zelfstandige facturatie en verzekering, en mogelijk inzet via een DAS of andere administratieve constructie.

Veelvoorkomende functietaken

De dagelijkse taken van een directiesecretaresse bestaan uit het organiseren en coördineren van meetings (fysiek en virtueel), agendabeheer, e-mailtriage, het opstellen en verspreiden van vergaderstukken en notulen, en het voorbereiden van presentaties in PowerPoint en ondersteunende documenten in Word en Excel. Je regelt reis- en verblijfreserveringen, verwerkt onkostendeclaraties en bewaakt deadlines en actiepunten. Bij ondersteuning van juridische of strategische afdelingen komt er extra aandacht bij: beheer van vertrouwelijke documenten, coördinatie met juridische teams, voorbereiding van contract- of beleidsdocumenten en soms deelname aan projectadministratie. Communicatie met interne en externe stakeholders, plannen van workshops of bijeenkomsten, en het begeleiden van bezoekers horen ook vaak bij het takenpakket. In omgevingen waar archivering en kennismanagement belangrijk zijn, werk je met systemen zoals SharePoint, documentmanagementtools en soms DAS voor veilige opslag en toegangsbeheer.

Hoe word je specialist in deze functie

Een specialistische directiesecretaresse ontwikkel je door een combinatie van gerichte opleiding, praktijkervaring en verdieping in inhoudelijke thema's van de organisatie. Begin met een relevante mbo-4 opleiding of vergelijkbare secretaresse/managementassistent-opleiding, en bouw daarna werkervaring op in ondersteunende rollen. Verdiep je in vakgebieden zoals juridisch-, strategie- of duurzaamheidsbeleid om briefing en notities kwalitatief te verbeteren. Technische vaardigheden in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), digitale samenwerkingsplatformen en documentmanagementsystemen (bijv. DAS) zijn essentieel. Volg aanvullende trainingen in timemanagement, presentatievoorbereiding, projectondersteuning, en vertrouwelijkheid/veiligheidsprocedures. Om specialist te worden in interim werk of voor zzp opdrachten en opdrachten overheid, ontwikkel je een professioneel netwerk, beheer je jouw persoonlijke administratie en contractuele voorwaarden en zorg je voor relevante certificeringen en screening (VOG, veiligheidsdossiers) waar nodig. Ervaring met interim werk en zzp opdrachten geeft snelheid in schakelen en flexibiliteit in het aanbod van projecten; wie zich richt op complexe dossiers binnen juridische of strategische omgevingen, kan doorgroeien naar functies met meer verantwoordelijkheden of zelfstandig diensten aanbieden als consultant of PA met gespecialiseerde expertise.