Directiesecretaresse m/v/x (20 uur)

Functiebeschrijving

De directiesecretaresse ondersteunt het bestuur en de directie door het organiseren, coördineren en bewaken van informatie- en agendastromen in een politiek-bestuurlijke omgeving. In deze functie fungeer je als verbindende schakel tussen bestuurlijke stakeholders, management en externe partijen. Je zorgt voor een betrouwbare planning van vergaderingen en afspraken, bereidt stukken en notities voor en beheert vertrouwelijke correspondentie. Daarnaast ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en verzorg je breed secretariaatswerk dat variëert van logistieke ondersteuning tot inhoudelijke voorbereiding van bestuurlijke bijeenkomsten. De rol vraagt om discretie, politieke sensitiviteit en het vermogen om snel te schakelen wanneer prioriteiten veranderen.

De functie komt zowel in vaste aanstellingen als in tijdelijke vormen voor. Er is vraag naar professionals die beschikbaar zijn voor vaste uren maar ook naar kandidaten die flexibele opdrachten accepteren, zoals zzp opdrachten of interim werk via bureaus en raamcontracten. In het publieke domein bestaan veel opdrachten overheid en inhuurconstructies waarbij kennis van gemeentelijke processen en systemen van grote waarde is. Kandidaten werken veelal met digitale suites en dossiersystemen; ervaring met MS365, Esuite, Ibabs en DAS wordt vaak gevraagd of gewaardeerd vanwege de administratieve en informatieve aard van het werk.

Typische beloning

Het salaris voor een directiesecretaresse varieert afhankelijk van aanstelling (vast of tijdelijk), werkuren en ervaring. In loondienst ligt het bruto maandsalaris bij een fulltime aanstelling doorgaans in een breed veld; voor gemeentelijke schalen kan dit ongeveer tussen €2.400 en €3.400 per maand bruto liggen bij 36–40 uur, met een naar rato vergoeding bij parttime aanstellingen zoals 20 uur. Voor interim of inhuur via een detacheringsbureau of als zelfstandige (zzp) liggen de tarieven per uur hoger; veel gebruikte uurtarieven voor interim of zzp opdrachten variëren tussen circa €30 en €60 per uur afhankelijk van ervaring, specialisatie en het type opdracht. Bij opdrachten overheid speelt bovendien vaak het raamwerk en inhuurbeleid van de opdrachtgever een rol in de tariefstelling.

Veelvoorkomende taken binnen de functie

Belangrijke werkzaamheden bestaan uit complex agendabeheer en het prioriteren van verzoeken, mail- en informatiemanagement inclusief filtering en dossiervorming, coördinatie van vergaderingen en bijeenkomsten, opstellen en verspreiden van agenda's en notulen, en bewaking van besluitvorming en actiepunten. Je beheert vertrouwelijke informatie met integriteit, onderhoudt contacten met politieke en bestuurlijke partijen en bereidt bestuurlijke stukken en presentaties voor. Andere taken zijn het organiseren van logistiek voor bijeenkomsten, het coördineren van reizigersafspraken of faciliteiten, en het fungeren als vraagbaak voor collega's. In tijdelijke rollen en interim werk wordt vaak extra gevraagd om snel in te stappen, dossiers door te nemen en continuïteit te borgen. Voor ZZP-professionals geldt dat zij zichzelf moeten profileren, contractuele afspraken en facturatie regelen en kunnen werken binnen kaders van opdrachten overheid en gemeentelijke inhuurvoorwaarden.

Hoe ontwikkel je je tot specialist

Een specialistische directiesecretaresse ontwikkelt zich door een combinatie van vakinhoudelijke scholing, praktijkervaring in bestuurlijke omgevingen en het opbouwen van netwerk- en proceskennis. Begin met een stevige basisopleiding op mbo+ of hbo-niveau, liefst met een secretariële of managementondersteunende achtergrond. Verdiep je vervolgens in lokale bestuursprocessen en wet- en regelgeving die voor de sector relevant zijn. Praktijkervaring binnen gemeenten of politieke omgevingen is een belangrijk onderscheidend voordeel: stageplaatsen, tijdelijke opdrachten en interim werk bieden kans om snel veel verschillende dossiers te leren kennen. Investeer in digitale vaardigheden en raak vertrouwd met systemen die veel gebruikt worden in de overheid, zoals MS365, Esuite, Ibabs en DAS. Daarnaast zijn training in communicatieve vaardigheden, diplomatiek handelen en timemanagement waardevol. Voor wie als zelfstandige werkt of op zoek is naar zzp opdrachten, is het opbouwen van een professioneel netwerk en begrip van juridische en fiscale aspecten essentieel; in dat plaatje passen ook kennis van contractvormen, raamovereenkomsten en de manier waarop opdrachten overheid worden aanbesteed. Groei naar een specialistische rol door ervaring, aanvullende opleidingen en door het ontwikkelen van proces- en projectvaardigheden; uiteindelijk kun je doorstromen naar senior-ondersteunende functies of coördinerende en leidinggevende posities binnen secretariaats- en managementondersteuning.