Document Management Officer (DIV-medewerker)

Functieomschrijving

Een Document Management Officer is verantwoordelijk voor het beheren, controleren en toegankelijk maken van de documentaire informatievoorziening binnen een organisatie. De kern van de functie is zorgen dat documenten en informatie betrouwbaar, vindbaar en op de juiste manier bewaard worden volgens geldende procedures en wet- en regelgeving. Dit omvat het toepassen en bewaken van registratieregels, metadata-standaarden en bewaartermijnen, het invoeren en onderhouden van documenten in documentbeheersystemen en het ondersteunen van collega’s bij het terugvinden van relevante informatie. De rol vereist nauwkeurigheid, structuur en een procesgerichte houding; werkzaamheden variëren van dagelijkse verwerkings- en zoekwerkzaamheden tot deelname aan digitaliseringsprojecten en het optimaliseren van systemen zoals DSP i‑Navigator, zoekoplossingen als My‑Lex en archiefsystemen zoals DAS. In toenemende mate werkt een Document Management Officer samen in koppels of projectteams om herstelprojecten, migraties en implementaties van informatiesystemen goed te laten verlopen.

Typische beloning

Het salaris van een Document Management Officer hangt sterk af van ervaring, opleidingsniveau en type opdracht. In loondienst bij gemeentelijke of andere overheidsorganisaties liggen bruto maandsalarissen gewoonlijk in een bandbreedte die start rond het MBO-niveau en oploopt met ervaring naar hbo-niveau. Voor functies met aanvullende verantwoordelijkheden of coördinerende taken ligt het salaris hoger. Voor zzp opdrachten of interim werk worden vaak dagtarieven gehanteerd; ervaren specialisten die als consultant of freelancer werken, communiceren regelmatig met leveranciers en opdrachtgevers binnen de overheid en kunnen hogere dagtarieven vragen. Bij opdrachten overheid en interim werk is ook de contractduur van invloed op de beloning: langdurige opdrachten in het sociaal-publieke domein volgen vaak cao-afspraken, terwijl kortlopende zzp opdrachten of interim werk meer ruimte laten voor marktconforme dagprijzen. Een realistische indicatie voor loondienst is een bruto maandsalaris dat doorgaans tussen grofweg €2.400 en €3.800 ligt afhankelijk van ervaring en schaal; voor zelfstandig werk of consultancy zijn gangbare dagtarieven ongeveer tussen €250 en €450 per dag, exclusief btw en afhankelijk van specialisatie en relevantie van ervaring met systemen als DSP, My‑Lex en DAS.

Veelvoorkomende functie-taken

De dagelijkse taken bestaan uit het registreren en ontsluiten van documenten, het aanmaken en toepassen van metadata, het controleren van dossiers op volledigheid en bewaartermijnen, en het toepassen van (archief)procedures en wetgeving zoals de Archiefwet en de AVG. Verder hoort bij de functie het uitvoeren van kwaliteitscontroles, het ondersteunen van collega’s bij zoekvragen en het geven van korte instructies over documenteer- en registratiepraktijken. Bij projecten werk je aan digitalisering, datamigratie en het optimaliseren van zoek- en indexeringsprocessen; je configureert en test onderdelen van systemen, werkt met zoekmachines en kwaliteitssystemen en levert input voor het informatiekwaliteitssysteem. Ook het participeren in herstel- en saneringstrajecten behoort tot de taken: identificeren van foute of onvolledige dossiers, aanvullen of corrigeren van metadata en zorgen dat documenten technisch en juridisch correct worden bewaard. Daarnaast kan de functie ondersteuning geven bij audits, archiefselectie en het opstellen of bijstellen van procesbeschrijvingen. Kennis van en ervaring met applicaties zoals DSP i‑Navigator, My‑Lex en DAS is daarbij veelal gewenst of maakt het functioneren direct effectiever.

Hoe je specialist wordt

Om specialist te worden start je met een relevante mbo+ of hbo-opleiding op het gebied van informatiebeheer, archiefkunde, documentmanagement of administratieve opleidingen en vult dit aan met praktijkervaring in een DIV- of archiefomgeving. Belangrijke stappen zijn het opdoen van aantoonbare ervaring met het uitvoeren van procedures en het toepassen van wet- en regelgeving, het doen van concrete projecten waarin je processen hebt verbeterd of systemen hebt geïmplementeerd, en het opbouwen van kennis van veelgebruikte systemen (bijvoorbeeld DSP i‑Navigator, My‑Lex en DAS). Specialiseren kan door het volgen van vakgerichte cursussen in records management, digital archiving, informatiekwaliteit (IBA-framework) en zoektechnologieën, door deelname aan herstel- of digitaliseringsprojecten en door ervaring op te doen in zowel vaste dienstverbanden als via zzp opdrachten en interim werk. Veel professionals combineren vaste opdrachten met zzp opdrachten of interim werk om een breder portfolio en toepasbare praktijkgevallen te verzamelen die relevant zijn voor opdrachten overheid en commerciële opdrachtgevers. Door actief cases te documenteren, referenties op te bouwen en betrokken te zijn bij netwerk- en vakgroepen, groeit de positie richting functies met meer verantwoordelijkheid zoals senior documentbeheerder, informatiecoördinator of adviseur documentaire informatievoorziening.