Junior DIV medewerker

Beschrijving van de functie

Een junior medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) ondersteunt bij het beheer van fysieke en digitale documenten en dossiers binnen een organisatie. De functie richt zich op het ordenen, selecteren, registreren en overdragen van documenten volgens geldende wet- en regelgeving, standaarden en selectielijsten. De medewerker werkt onder directe aansturing van een senior collega of recordmanager en voert werkzaamheden uit die variëren van het verwerken van fysieke post en scannen tot het bijhouden van metadata in een DMS of zaaksysteem. In veel werkomgevingen behoort ook deelname aan digitaliserings- en migratietrajecten tot de taken; hierbij is nauwkeurigheid in classificatie en consistente vastlegging cruciaal. Omdat de rol vaak binnen of voor overheidsorganisaties plaatsvindt, is kennis van de Archiefwet en overdrachtsprocedures belangrijk. De functie vraagt om een gestructureerde werkwijze, analytisch inzicht en een scherp oog voor volledigheid en traceerbaarheid.

Typische beloning en marktpositie

Het salaris voor een junior DIV-medewerker hangt af van de contractvorm en de sector. Op basis van gangbare marktniveaus ligt een bruto jaarsalaris voor een vaste aanstelling veelal in een instaprange; voor junioren is dat gemiddeld tussen ongeveer €28.000 en €38.000 per jaar, afhankelijk van arbeidsvoorwaarden en schaal. Voor tijdelijk personeel of externe inzet is er een markt voor interim werk en opdrachtroutes; tarieven voor consultants of zzp’ers kunnen variëren en lopen uiteen tot en met circa €62,50 per uur exclusief btw in situaties waarin dat toegestaan is. Let op: veel opdrachten bij de overheid sluiten zzp opdrachten uit vanwege uitvoeringsvoorwaarden en regelgeving rondom arbeidsrelaties (Wet DBA); opdrachten overheid worden steeds vaker in de vorm van tijdelijke contracten of via gecontracteerde interim-bureaus aangeboden. Voor organisaties en opdrachtnemers is het belangrijk om de voorwaarden rond zzp opdrachten, opdrachten overheid en interim werk goed af te stemmen en te borgen in contracten en procesafspraken.

Veelvoorkomende functietaken

De dagelijkse en projectmatige taken bestaan uit het ontvangen en verwerken van fysieke inkomende en uitgaande post, scannen en OCR-verwerking, registreren in een DMS, zaaksysteem of DAS, en het aanbrengen van juiste metadata en classificatie. De medewerker voert selecties en inventarisaties uit voor overdracht naar archief, bereidt dossiers voor overdracht conform selectielijsten en controleert volledigheid van dossiers. Andere taken zijn het ondersteunen bij digitaliserings- en migratieprojecten, het verrichten van kwaliteitscontroles, het bedienen van basisrapportages ten behoeve van recordmanagement en het werken volgens beveiligings- en privacyregels. In de praktijk wisselen routinematige werkzaamheden zich af met projectwerk, waarbij tijdsgebonden overdrachten en precisie bij het scannen en indexeren essentieel zijn. Samenwerking met collega’s, senior DIV-medewerkers en informatiemanager/recordmanager is een vast onderdeel van de rol, evenals het vragen om afstemming wanneer kaders onduidelijk zijn.

Hoe ontwikkel je je tot specialist

Om uit te groeien tot specialist in DIV, archief- of informatiemanagement combineer je een relevante hbo-opleiding met concrete praktijkervaring in dossiers en systemen. Begin met een opleiding informatiemanagement, archiefkunde of een gerelateerde hbo-richting en zoek functies of stages waarin je werkt met DMS, zaaksystemen of DAS. Verricht projecten rond digitalisering of overdracht en documenteer concrete cases (bijv. selecties en overbrengingen), want aantoonbare ervaring is een belangrijke toets. Volg vakgerichte trainingen in records management, metadata-standaarden en wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet), en leer werken met gangbare systemen (Decos JOIN, Corsa, OpenWave of vergelijkbare DMS/zaaksoftware). Praktische ervaring in migratietrajecten en kennis van preservatie en opslagstrategie geven extra meerwaarde. Voor zelfstandigen geldt dat opdrachten vaak via bureaus of als interim werk verlopen; let daarbij op de randvoorwaarden rond zzp opdrachten en opdrachten overheid. Door door te groeien naar seniorrollen, certificeringen of specialisaties (bijvoorbeeld als recordmanager, archivaris of informatiemanager) kun je doorgroeien naar leidinggevende of beleidsrollen binnen informatiemanagement en archiefzorg.