Projectassistent/Secretaresse

Functiebeschrijving

De Projectassistent/Secretaresse is een veelzijdige ondersteuner die de spil vormt tussen teams, managers en externe partijen. In deze rol combineer je secretariële vaardigheden met projectmatige ondersteuning: je organiseert en plant bijeenkomsten, verzorgt agendabeheer, noteert beslissingen en bewaakt actielijsten en deadlines. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de frontoffice en de algemene mailbox, verwerkt post en faciliteert vergaderingen en trainingen. De functie vraagt om zelfstandigheid, overzicht en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te coördineren. De rol leent zich zowel voor vaste contracten als voor flexibele inzet via zzp opdrachten, opdrachten overheid of interim werk, en kan ook via bemiddeling of een dienst als DAS worden uitgevoerd.

Typisch salaris

Het salaris voor een Projectassistent/Secretaresse varieert afhankelijk van ervaring, werkuren en het type dienstverband. In een vast dienstverband ligt het bruto maandsalaris doorgaans tussen de €2.200 en €3.200, bij fulltime inzet naar rato aangepast voor parttime posities. Voor zelfstandig werkende professionals en consultants kan het tarief uiteenlopen; zzp opdrachten of interim werk bij overheden en organisaties worden vaak beloond met een uurtarief van circa €35 tot €60 per uur afhankelijk van ervaring en complexiteit. Bij opdrachten overheid kunnen aanvullende eisen en bijbehorende vergoedingen gelden, en bemiddeling via partijen of systemen zoals DAS kan invloed hebben op het uiteindelijke netto tarief en administratieve afhandeling.

Veelvoorkomende taken

De dagelijkse werkzaamheden omvatten agendabeheer voor meerdere leidinggevenden en projectgroepen, plannen en reserveren van vergaderzalen en online meetings, voorbereiden en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, en notuleren bij bestuurlijke of projectbijeenkomsten. Je beheert inkomende en uitgaande (elektronische) post en e-mail, houdt actielijsten en voortgang bij, en signaleert knelpunten of deadlines. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van trainingen en bijeenkomsten, verzorg je eenvoudige financiële of administratieve taken zoals declaraties en inkooptrajecten en werk je met geautomatiseerde systemen zoals Outlook, Word, Teams en Excel. In veel projecten ondersteun je bij het opzetten en bijhouden van projectdocumentatie en verslagen en faciliteer je communicatie met externe stakeholders bij zzp opdrachten, opdrachten overheid en interim werk. Kennis van lokale procedures en systemen, en het correct bewaken van vertrouwelijkheid en archivering (bijvoorbeeld via DAS of soortgelijke systemen), komt daarbij goed van pas.

Hoe ontwikkel je je tot specialist

Specialisatie begint met een solide basis in secretariële en administratieve vaardigheden, aangevuld met praktijkervaring in projectondersteuning. Volg aanvullende trainingen in notuleren, projectmanagement (zoals Prince2 Foundation of basis Agile-kennis), geavanceerde Excel-vaardigheden en communicatie- en presentatievaardigheden. Probeer diverse opdrachten, waaronder zzp opdrachten en interim werk, om ervaring op te doen met verschillende organisatieculturen en processen, en werk aan je netwerk binnen opdrachten overheid en commerciële opdrachtgevers. Kennis van specifieke administratieve en dossierhoudkundige systemen, en het correct toepassen van systemen als DAS voor archivering of declaratieafhandeling, vergroot je inzetbaarheid. Bouw portfolio-opdrachten op, neem verantwoordelijkheid voor complexere coördinatie- en regietaken en streef naar rollen met meer projectverantwoordelijkheid zoals projectcoördinator of managementondersteuner. Coaching en mentorprogramma’s, vakgerichte certificaten en het actief zoeken naar uitdagende projecten zijn hierbij waardevol om van generalist naar specialist te groeien.