Projectmedewerker Archief / Senior Medewerker DIV

Functieomschrijving

Als projectmedewerker archief (ook vaak aangeduid als senior medewerker DIV) ben je verantwoordelijk voor het organiseren, beheren en overdragen van fysieke en digitale dossiers binnen een organisatie. Je bewaakt de kwaliteit van informatiehuishouding, stelt selectielijsten en overdrachtsdossiers samen, en coördineert het traject van voorbereiding tot overdracht naar een archiefbewaarplaats of een Digitaal Archief Systeem (DAS). In projectmatige opdrachten werk je vaak zelfstandig aan de afronding van lopende dossiers en implementeer je verbeteringen in werkprocessen. Deze rol komt veel voor in opdrachten overheid en interim werk voor gemeenten en regionale samenwerkingsverbanden, maar kan ook voorkomen binnen adviesopdrachten en zzp opdrachten wanneer de organisatie externe expertise tijdelijk inhuurt.

Gebruikelijke beloning

De beloning voor een projectmedewerker archief hangt af van contractvorm, ervaring en inzetduur. In vaste loondienst (contract) ligt het bruto salaris bij een fulltime aanstelling doorgaans tussen €2.800 en €4.000 per maand, afhankelijk van schaal, ervaring en verantwoordelijkheden. Voor interim werk of zzp opdrachten zijn dagtarieven gebruikelijk en variëren deze liggend tussen ongeveer €300 en €450 per dag, afhankelijk van specialisatie en urgentie van de opdracht. Opdrachten overheid kunnen extra eisen en specificaties bevatten waardoor ervaring met systemen zoals JOIN of een DAS en aantoonbare projectervaring de dagtarieven positief beïnvloeden. In sommige trajecten bieden organisaties aanvullende vergoedingen of reiskosten en is er ruimte voor onkostenbijdragen bij langdurige inzet in het kader van opdrachten overheid of regioprojecten.

Veelvoorkomende werkzaamheden

De dagelijkse werkzaamheden van een projectmedewerker archief bestaan uit het analyseren van bestaande dossiers, het ordenen en classificeren van papieren en digitale stukken, en het aansluiten van digitale zaakinformatie op zaak- en documentmanagementsystemen. Je bereidt overdrachtsdossiers voor, controleert volledigheid, verricht kwaliteitstesten en stemt af met externe archiefbewaarplaatsen. Daarnaast voer je risicoanalyses uit bij onvoorziene informatie in fysieke dossiers en adviseer je over aanpassingen in werkprocessen. Projectmatig werken omvat planning, voortgangsrapportage, stakeholdermanagement en nazorg na overdracht. Technische kennis van systemen zoals JOIN, metadata-conversies en het gebruik van een DAS is vaak vereist. In opdrachten overheid en interim werk werk je regelmatig samen met IBA-teams, juridisch advies en externe archiefinstellingen om continuïteit en naleving van wet- en regelgeving te waarborgen.

Hoe word je specialist

Specialiseren als projectmedewerker archief vergt een combinatie van praktijkervaring, projectmatige vaardigheden en systeemkennis. Begin met een stevige basis: minimaal MBO werk- en denkniveau is vaak de minimale eis, gevolgd door enkele jaren ervaring binnen DIV of gemeentelijke informatieafdelingen. Verdiep je in zaaksystemen zoals JOIN en in digitale archivering en metadata-standaarden; werkervaring met een DAS en migratieprojecten is een sterke troef. Bouw ervaring op door deel te nemen aan meerdere projecten van opzet tot nazorg, leer projectplanning en risicomanagement en ontwikkel sterke communicatieve vaardigheden om effectief te schakelen met interne en externe partijen. Voor wie als zelfstandige aan de slag wil via zzp opdrachten of interim werk, helpt een portfolio van afgeronde opdrachten en goede referenties bij het verkrijgen van opdrachten overheid en andere publieke opdrachten. Blijf bij door vakliteratuur, cursussen over informatiebeheer en certificeringen te volgen, en zoek mentorschap of samenwerking met ervaren archivairs en informatiemanagers om op termijn door te groeien naar coördinerende of leidinggevende functies binnen informatiebeheer en archiefzorg.