Projectondersteuner Document- en Informatiebeheer

Beschrijving van de functie

Een projectondersteuner document- en informatiebeheer is verantwoordelijk voor het beheer, de ordening en toegankelijkheid van projectdocumentatie binnen multidisciplinaire projecten. De rol richt zich op zowel digitale als fysieke documenten: je zorgt voor correcte opslag, toelichting met metadata, versiebeheer en vindbaarheid voor alle projectbetrokkenen. Je bewaakt naleving van wettelijke en organisatorische kaders rondom informatiehuishouding en archivering en fungeert als aanspreekpunt voor collega’s bij vragen over document- en informatiebeheer (DIM). Daarnaast geef je eenvoudige coaching en instructie aan projectmedewerkers, ondersteun je bij post- en e-mailverwerking en lever je tijdig de juiste informatie aan belanghebbenden zodat besluitvorming en uitvoering soepel verlopen.

De functie vraagt om een dienstverlenende en proactieve houding met oog voor nauwkeurigheid en continu verbeteren. Je werkt vaak hybride, combineert kantoorwerk met thuiswerken en hebt regelmatig contact met projectleiders, inhoudelijke specialisten en beheerders van documentmanagementsystemen. Kennis van gangbare DMS-oplossingen zoals SharePoint, Hummingbird of een lokaal DAS is belangrijk; je weet hoe je mappenstructuren, metadata-velden en toegangsrechten opzet en onderhoudt. Je bent gewend te schakelen tussen operationele uitvoer, kwaliteitscontroles en het geven van korte instructies of trainingen aan collega’s om de informatiehuishouding projectbreed te verbeteren.

Typische beloning

Het salaris voor deze functie hangt af van aanstelling en ervaring. In loondienst op basis van een vaste aanstelling ligt het bruto jaarsalaris voor MBO-opgeleide projectondersteuners documentbeheer doorgaans tussen ongeveer €30.000 en €42.000 per jaar, afhankelijk van CAO-afspraken, ervaring en complexiteit van het project. Als interim professional of zzp’er zijn tariefstellingen anders: veel interim werk en zzp opdrachten voor deze functie hanteren dagtarieven tussen circa €220 en €400 per dag, afhankelijk van specialisatie en marktgebied. Voor opdrachten binnen de publieke sector en opdrachten overheid kunnen marginale tariffactoren en aanvullende eisen gelden, zoals beveiligings- en archiefkennis. Daarnaast kunnen secundaire arbeidsvoorwaarden, reiskostenvergoeding en opleidingsbudget invloed hebben op de totale beloning.

Veelvoorkomende functietaken

Dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het ontvangen en registreren van inkomende en uitgaande documenten, het correct opslaan van bestanden in het DMS met juiste metadata, versiebeheer en het controleren van rechten en structuur. Je voert kwaliteitscontroles uit op registratie en bewaartermijnen, verzorgt periodieke saneringen en overdrachten naar archiefbeheer en coördineert fysieke dossiers. Je ondersteunt post- en e-mailverwerking, bereidt dossiers voor overdracht naar een DAS of archiefsysteem en maakt gebruik van standaardprocedures voor privacy en informatiebeveiliging. Verder verzorg je instructies of korte workshops voor projectmedewerkers, fungeer je als eerste support bij problemen met SharePoint of Hummingbird, en werk je samen met projectadministratie en contractmanagers om te waarborgen dat documenten tijdig en compleet beschikbaar zijn voor besluitvorming.

Hoe groei je uit tot specialist?

Om je te ontwikkelen tot specialist in document- en informatiebeheer volg je een combinatie van gerichte opleiding, praktijkervaring en verdieping in wettelijke en technische kaders. Begin met een relevante MBO-opleiding, gevolgd door praktische ervaring in document- of archiefbeheer binnen projecten. Verdiep je in archiefwetgeving, bewaartermijnen en in standaarden voor informatiebeheer; volg trainingen in SharePoint, Hummingbird of andere DMS’en en leer werken met een DAS. Bouw ervaring op in verschillende projectomgevingen, bijvoorbeeld binnen de publieke sector of technische projecten, en neem steeds meer verantwoordelijkheid voor procesverbetering en coaching. Verdere stappen zijn certificeringen in records management, deelname aan vaknetwerken en het doen van interim werk of zzp opdrachten om een breed portfolio aan opdrachten op te bouwen. Voor wie meer richting coördinatie of beleidsvorming wil, zijn doorgroeimogelijkheden naar functies als senior projectondersteuner, informatiebeheerder of projectcoördinator beschikbaar, waarbij strategische kennis van informatiehuishouding en organisatorische verandervaardigheden centraal staan. Het actief zoeken naar opdrachten overheid en het werken via interim werk of zzp opdrachten vergroot je ervaring en zichtbaarheid binnen het vakgebied.