Projectsecretaris / Projectondersteuner ICT, Techniek en Informatiebeheer

Functiebeschrijving

De projectsecretaris of projectondersteuner is verantwoordelijk voor het organiseren enbeheer van de administratieve, plannings- en communicatieve randvoorwaarden van complexe ICT- en techniekprojecten. De rol richt zich op het borgen van consistente projectadministratie, documentatiebeheer, verslaglegging en het ondersteunen van de projectmanager bij risico- en issuemanagement, voortgangsrapportages en kwaliteitsborging. In samenwerkingsverbanden met meerdere stakeholders zorgt deze functie dat vergaderingen, workshops en besluitvormingsmomenten efficiënt worden voorbereid, vastgelegd en opgevolgd. De functie is toepasbaar in vaste dienst, interim werk of zzp opdrachten en komt vaak voor bij opdrachten overheid en grotere commerciële of publieke programma's. De projectsecretaris werkt veelal binnen project- of programmateams, met aandacht voor archivering, version control en overdraagbare projectdossiers zodat bij oplevering een compleet en beheerklare administratie (DAS of ander document- en archiefsysteem) beschikbaar is.

Typische beloning

Het salaris voor een projectsecretaris varieert afhankelijk van aanstelling en ervaring. In loondienst (contract) ligt een realistisch bruto maandsalaris voor ervaren kandidaten tussen ongeveer €3.300 en €4.800 per maand, afhankelijk van schaal, verantwoordelijkheden en sector. Voor interim werk en zzp opdrachten zijn gebruikelijke dag- of uurtarieven hoger: zzp opdrachten of interim werk worden vaak aangeboden met dagtarieven in de orde van €350 tot €575 per dag exclusief btw, afhankelijk van specialisatie en beschikbare marktwaarde. Voor opdrachten overheid kunnen tarieven en arbeidsvoorwaarden specifiek worden vastgesteld in raamcontracten of via een DAS-structuur; in sommige gevallen kennen overheidsopdrachten striktere tarief- en declaratievoorwaarden waardoor het netto rendement van zzp opdrachten anders uitpakt dan in de markt van vrije opdrachten.

Veelvoorkomende functieactiviteiten

Kerntaken van de functie omvatten agendabeheer en coördinatie van vergaderingen, beheer van de projectpostbus en centrale documentatie, opstellen en verspreiden van verslagen en actielijsten, en het bijhouden van besluit- en risico- en issue-logboeken. De projectsecretaris verzorgt voortgangsrapportages en bijdrage aan opleverdossiers, faciliteert workshops en stakeholderafspraken en ondersteunt change- en releaseprocessen door strikte versie- en accesscontrole. Technische affiniteit en kennis van informatiebeheer en archivering zijn belangrijk om te zorgen dat documenten voldoen aan bewaartermijnen en overdrachtscriteria. In de praktijk omvat het takenpakket ook het voorbereiden van contractuele documenten, het bewaken van deadlines en afhankelijkheden, het ondersteunen bij test- en acceptatieprocessen en het onderhouden van relatie met leveranciers en ketenpartners. Projectsecretarissen werken vaak volgens standaarden en tools die binnen een organisatie of via raamovereenkomsten beschikbaar zijn, waaronder centrale DAS-oplossingen voor document- en archiefbeheer.

Hoe word je specialist in deze functie

Een gedegen basis begint met een relevante hbo-opleiding in projectbeheer, administratie, inkoopbegeleiding of vergelijkbaar, aangevuld met praktijkervaring in complexe ICT- of techniekprojecten. Specialistische ontwikkeling komt door 5+ jaar ervaring in projectondersteuning, bij voorkeur in domeinen zoals verkeersmanagement, infrastructuur of grote overheidsprogramma's waar beheer en compliance belangrijk zijn. Vaardigheden om te ontwikkelen zijn geavanceerd documentatiebeheer, issuemanagement, risicoregistratie, en het werken met project- en documentbeheersystemen (DMS/DAS). Het volgen van trainingen in projectbeheersing (Prince2, IPMA- of agile-ondersteuning), archiefbeheer en tooling (bijv. SharePoint, Documentum of specifieke DAS-oplossingen) versnelt de ontwikkeling. Netwerken via interim werk, zzp opdrachten of deelname aan raamcontracten voor opdrachten overheid biedt exposure aan verschillende werkwijzen en dossierlandschappen en maakt transit naar senior ondersteunende rollen of naar projectcontrol en projectmanagement mogelijk.