Recordmanager / Adviseur Informatiemanagement

Functiebeschrijving

Een recordmanager / adviseur informatiemanagement is verantwoordelijk voor het organiseren, borgen en optimaliseren van het informatie- en archiefbeheer binnen een organisatie. De rol richt zich op het ontwerp en de uitvoering van beleid, werkprocessen en kwaliteitskaders rondom zowel fysieke archieven als digitale informatiestromen. De professional fungeert als verbindende schakel tussen vakafdelingen, ict, HR en externe (regionale) archiefpartners. In deze functie worden standaarden en procedures ingevoerd voor zaakgericht werken, archivering, vernietiging en e-depottrajecten, en wordt gezorgd voor aansluiting op systemen zoals DMS, Zaaksystemen en HR-koppelingen. De recordmanager adviseert op beleidsniveau, voert kwaliteitscontroles uit en ontwikkelt instrumenten en richtlijnen zodat informatiebeheer aantoonbaar voldoet aan wet- en regelgeving en aan interne governance-eisen. Deze functie komt vaak voor binnen gemeenten en andere publieke organisaties, maar is ook inzetbaar via zzp opdrachten of interim werk bij meerdere opdrachtgevers, met specifieke trajecten voor opdrachten overheid en aanbestedingen.

Typische beloning

Het salaris voor een vaste aanstelling als recordmanager/adviseur informatiemanagement varieert, afhankelijk van ervaring, functiegrootte en organisatie (gemeente, waterschap, rijksoverheid of publieke dienst). Voor contractfuncties ligt de gebruikelijke bandbreedte in Nederland doorgaans tussen circa €3.400 en €5.800 bruto per maand bij fulltime dienstverband. Voor interim werk en zzp opdrachten liggen de dagtarieven substantieel hoger; ervaren consultants hanteren vaak tarieven tussen ongeveer €400 en €800 per dag, afhankelijk van specialisatie, gevraagde inzet en duur van de opdracht. Bij opdrachten overheid en aanbestedingsprojecten kunnen tarieven en beloningsstructuren variëren door inhuurvoorwaarden, inzetduur en eventuele projectrisico's. Factoren die de beloning beïnvloeden zijn kennis van specifieke systemen (bijvoorbeeld Djuma of DAS), bewezen ervaring met e-depottrajecten, opgedane ervaring in het publieke domein en aantoonbare resultaten op het gebied van kwaliteitsimplementatie en procesoptimalisatie.

Veelvoorkomende taken van de functie

De dagelijkse taken omvatten het opstellen en bijstellen van informatiebeheerbeleid en -kaders, het ontwerpen van processen voor archivering en vernietiging conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG-toepassingen) en het begeleiden van e-depotimplementaties. De recordmanager voert audits en kwaliteitscontroles uit, ontwikkelt richtlijnen en methodieken, en ondersteunt of coördineert de aansluiting van informatiesystemen op zaaksystemen, HR-systemen en e-depots. Praktisch beheer van TSA-archieven, coördinatie van fysieke en digitale uitplaatsing en vernietiging en het opzetten van bewaartermijn- en selectielijsten horen eveneens bij het takenpakket. Verder behoort het geven van trainingen, onboarding voor nieuwe medewerkers, en optreden als sparringpartner richting beleidsmakers en vakafdelingen tot de rol. Bij interim werk of zzp opdrachten neemt de professional vaak ook taken op zich die tijdelijk ontbrekende capaciteit opvangen, zoals projectleiding van informatiebeheertrajecten of het opzetten van tijdelijke kwaliteitsmonitoring. Kennis van systemen zoals DAS, Djuma en integratie met HR-systemen is daarbij veelal essentieel.

Hoe ontwikkel je je tot specialist?

Een specialistische weg start met een relevante hbo-opleiding gevolgd door praktische ervaring in informatie- en archiefbeheer binnen de publieke sector. Essentieel is het opdoen van praktijkervaring met zaakgericht werken, e-depotprocessen en het implementeren van kwaliteitssystemen. Werkzaamheden binnen gemeenten of regionale archiefdiensten bieden onmisbare ervaring met toepasselijke wet- en regelgeving en samenwerkingsverbanden. Volg actuele trainingen rond de Archiefwet, privacyregelgeving (AVG) en e-depotstandaarden, en ontwikkel productkennis van systemen als Djuma en DAS. Neem verantwoordelijkheid in concrete projecten: leid een e-depottraject, zet bewaartermijnen en vernietigingsprocessen op, of ontwikkel kaders en methodieken voor informatiebeheer. Voor zelfstandigen en zzp’ers is het opbouwen van een portfolio met opdrachten overheid en interim werk cruciaal; het succesvol afronden van meerdere zzp opdrachten vergroot de kansen op vervolgopdrachten en aanbevelingen. Netwerken met regionale archieven en vakcollega's, deelnamen aan aanbestedingstrajecten en het aantoonbaar implementeren van kwaliteitskaders maken de overgang naar een erkend specialist mogelijk. Praktische oefening, certificeringen, en het actief inzetten van ervaring in zowel langdurige contracten als kortdurende interim opdrachten vormt de beste route naar specialisatie en een solide reputatie binnen het vakgebied.