Administratief Bedrijfsbureaumedewerker

Functieomschrijving

Als Administratief Bedrijfsbureaumedewerker bij het Uitvoeringsbedrijf Openbare Ruimte (UOR) van de gemeente Schouwen-Duiveland ben je een vaste schakel binnen het bedrijfsbureau en ondersteun je de dagelijkse bedrijfsvoering.

Je behandelt zaakmeldingen in de openbare ruimte en verwerkt MOOR-meldingen nauwkeurig, waardoor de dienstverlening soepel verloopt.

Daarnaast verzorg je de inkoopadministratie, beheer je digitale en fysieke archieven en voer je diverse secretariële taken uit, zoals het opstellen van memo’s, brieven en correspondentie.

Je ondersteunt bij personeels-, materieel- en werkplanningen en organiseert verplichte opleidingen en trainingen inclusief de bijbehorende administratie.

Verder beheer je actie- en knelpuntenlijsten, stelt rapportages op, verzamelt en verwerkt projectgegevens en ondersteunt bij projectplannen, subsidieaanvragen en verantwoordingsrapportages.

Vereist profiel

• MBO werk- en denkniveau met aantoonbare ervaring in administratieve of secretariële functies, bij voorkeur binnen een gemeentelijke of publieke omgeving.
• Nauwkeurigheid en gestructureerde werkwijze; je kunt gegevens betrouwbaar verwerken en archiveren.
• Ervaring met zaakregistratie systemen en MOOR-meldingen is een pré en je kunt snel nieuwe systemen eigen maken.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift; je kunt heldere memo’s en correspondentie opstellen.
• Organisatorisch sterk: je plant en coördineert opleidingen, planningen en administratieve processen effectief.
• Teamspeler die zelfstandig taken oppakt en bijdraagt aan continuïteit van de dienstverlening.
• Goede computervaardigheden (MS Office, digitale archief- en rapportagetools) en een proactieve, oplossingsgerichte houding.

Eisen

• 'Bring your own device' is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op mbo niveau 3 of 4 in een administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker/projectondersteuner binnen het ruimtelijk domein.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met Microsoft Office, Corsa, Decos en MOOR.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het behandelen van zaakmeldingen in de openbare ruimte en het verwerken van MOOR-meldingen.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker/projectondersteuner ruimtelijk domein binnen een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de inkoopadministratie en het beheren van digitale en fysieke archieven.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het beheren van actie- en knelpuntenlijsten en het opstellen van rapportages en het verzamelen, verwerken en beheren van gegevens voor projectrapportages.
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen bij het opstellen van projectplannen, subsidieaanvragen en verantwoordingsrapportages en met de personeels-, materieel- en werkplanningen.

Competenties

• Communicatief sterk.
• Zelfstandig.
• Weet prioriteiten goed te stellen.
• Proactieve houding.
• Denkt graag mee over verbeteringen in werkprocessen.
• Nauwkeurig.
• Georganiseerd.
• Krijgt energie van structuur, overzicht en het soepel laten verlopen van processen.
• Nauwkeurigheid.
• Zelfstandigheid.
• Samenwerking.
• Initiatief.
• Organisatievermogen.