Adviseur -Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie

Beschrijving

Voor gemeente Utrecht zoekt Magnit Global een Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie die de huidige werkdruk en processen in kaart brengt en vertaalt naar een toekomstbestendige werkwijze.

Je voert een zelfstandige analyse- en adviesopdracht uit, inclusief interviews, werksessies en analyse van agenda’s, vergaderstructuren en documentstromen.

Het doel is een praktisch en gedragen verbeteradvies met concrete procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists waarmee het bestuurssecretariaat efficiënter en voorspelbaarder werkt.

Je creëert duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden, prioriteiten en taakverdeling en doet aanbevelingen voor implementatie en borging.

De opdracht biedt vrijheid in werkwijze, locatie en werktijden; start verwacht in september 2026 en loopt tot eind november 2026, met in de beginfase 36 uur per week en vanaf oktober circa 3 dagen per week.

Vereist profiel

De kandidaat beschikt minimaal over de volgende eigenschappen en ervaring:

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat.
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie en kennis van gemeentelijke bestuurlijke processen.
• Aantoonbare ervaring met procesoptimalisatie, organisatieverbetering en het uitvoeren van analyses.
• Ervaring met het opstellen van heldere adviesrapportages, procesbeschrijvingen en implementatievoorstellen.
• Analytisch sterk, organisatiesensitief en communicatief vaardig richting diverse stakeholders.
• Empathisch en verbindend, zelfstandig, gestructureerd en resultaatgericht.
• Beschikbaar conform de projectperiode en in staat een pre-employmentscreening en geldige legitimatie te overleggen.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat.
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
• Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering.
• Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages.
• Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten.
• Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest.
• Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
• Aanbieden van ZZP indirect kan enkel nog op fee-only basis.
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• De aanvraag is ingedeeld in schaal 12 (CAO Gemeenten).
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden.
• Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
• Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
• Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages
• Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten