Adviseur Projectbeheersing

Samenvatting opdracht

Rijkswaterstaat zoekt voor Lelystad een Adviseur Projectbeheersing met focus op beheer en archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS/DIM).

De opdracht omvat registreren, metadateren, ordenen, classificeren en waarderen van (sub)dossiers, het opstellen en actueel houden van ordeningsplannen en autorisatiematrices, en het trainen en coachen van projectmedewerkers.

Belangrijke taken zijn het routeren van documenten, het signaleren van storingen en verbeterwensen aan Lokaal Functioneel Beheer en het zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief benodigde voorbereidingen.

De adviseur levert actuele middelen (autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen) en zorgt dat het projectarchief volgens RWS-kwaliteitseisen is ingericht en onderhouden.

Let op: strikte aanbiedingsvoorwaarden (geen ZZP/BV, maximaal tarief, maximaal 2 kandidaten per leverancier, PDF-CV met woonplaats en e-mailadres, fee-only niet toegestaan). Niet voldoen leidt tot uitsluiting.

Vereist profiel

Minimale opleiding & niveau

• HBO denk- en werkniveau met afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.

Verplichte ervaring (knock-out eisen)

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer en dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

Wensen

• Ervaring met onderhoudsprojecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint is een pré.

Essentiële competenties

• Analytisch denkvermogen en verbanden leggen.
• Dienstverlenende, klantgerichte en pro-actieve instelling.
• Hands-on mentaliteit, nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden, incl. opstellen van rapportages en didactische vaardigheden.
• Plannen en organiseren, zelfstandigheid en continue zelfontwikkeling.

Aanvullende voorwaarden bij aanbieding

• Maximaal 2 kandidaten per leverancier; overschrijding leidt tot afwijzing van alle kandidaten.
• CV in PDF met voor- en achternaam; woonplaats verplicht; geen foto’s of overige persoonsgegevens naast bedrijfsnaam en logo.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie; zonder e-mail kan de aanbieding niet verwerkt worden.
• Fee-only constructies en aanbiedingen boven het maximumtarief worden niet geaccepteerd.
• De kandidaat moet de Nederlandse taal beheersen.

Eisen

• Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP'ers/ondernemers met een eigen B.V.
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht.
• In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld.
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.