Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad

Opdrachtomschrijving

Voor Kennisnet in Zoetermeer ondersteun je de Ondernemingsraad als ambtelijk secretaris. Je zorgt ervoor dat de OR goed voorbereid aan tafel zit en dat afspraken en besluiten zorgvuldig worden vastgelegd en opgevolgd. Je stemt je werkzaamheden af met de voorzitter en de overige OR-leden.

Je bereidt vergaderingen voor door in afstemming met de voorzitter de agenda op te stellen, bespreekpunten te verzamelen en vergaderstukken tijdig beschikbaar te maken. Tijdens en na de vergaderingen leg je afspraken en besluiten helder vast in notulen, besluiten- en actielijsten. Je bewaakt deadlines en spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken.

Daarnaast stel je op basis van aangeleverde informatie en de inbreng van OR-leden conceptadviezen, reacties op instemmingsverzoeken en andere formele OR-documenten op. Je houdt lopende dossiers bij en zorgt voor een actuele, overzichtelijke en toegankelijke vastlegging van stukken in de Teams- en SharePoint-omgeving. Ook signaleer je ontbrekende informatie, procedurele aandachtspunten en knelpunten in de voortgang en doe je concrete voorstellen voor verbetering. Jij bewaakt het proces; de inhoudelijke standpuntbepaling en besluitvorming blijven bij de OR.

Gevraagd profiel

Je bent een zelfstandige en zorgvuldige professional die ervaring heeft met het ondersteunen van een ondernemingsraad en met het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen en afspraken. Je kunt aangeleverde informatie en input van OR-leden vertalen naar heldere conceptteksten en houdt overzicht over meerdere lopende dossiers.

Je werkt proactief, signaleert wat nodig is en neemt zelfstandig actie. Daarbij stem je je werkzaamheden goed af met de voorzitter en de overige OR-leden. Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie en werkt gestructureerd aan een actuele en toegankelijke vastlegging van documenten.

Eisen

• Aantoonbare ervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad, waaronder het zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bewaken van acties en termijnen
• Praktische kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en ervaring met advies- en instemmingstrajecten
• Ervaring met het schrijven van notulen, conceptadviezen en andere formele OR-correspondentie
• Een zelfstandige, proactieve werkwijze: je stelt prioriteiten, houdt overzicht en spreekt mensen aan op afspraken
• Ervaring met digitaal documentbeheer, bij voorkeur in Microsoft Teams en Sharepoint, en een zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie

Wensen

• Kennis en ervaring als ambtelijk secretaris bij voorkeur binnen een OR

Competenties

• Je schrijft helder en onderscheidt hoofd- van bijzaken
• Je werkt zelfstandig
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie
• Jij bewaakt het proces