Ambtelijk Secretaris OR

Beschrijving

De ambtelijk secretaris ondersteunt structureel de Ondernemingsraad van de Omgevingsdienst Groene Metropool (ODGM) en versterkt de professionalisering van de medezeggenschap binnen de organisatie.

De functie omvat notuleren van vertrouwelijke en openbare vergaderingen, coördinatie van vergaderschema’s, archivering en beheer van informatie voor OR-leden en de achterban.

De AS bewaakt naleving van wet- en regelgeving (WOR), procedures en afspraken, vertaalt relevante ontwikkelingen naar het OR-werk en adviseert over prioritering en besluitvorming.

De OR vergadert wekelijks en heeft gemiddeld eens per drie weken een overlegvergadering; de AS is het aanspreekpunt voor het dagelijks bestuur, management en WOR-bestuurder en faciliteert communicatie tussen alle partijen.

De rol vereist discrete verslaglegging, eindredactie van advies- en informatiestukken, bijdragen aan jaarverslagen en begroting, en het stimuleren van scholing en effectieve groepsdynamiek binnen de OR.

Vereist profiel

• Senior niveau (hbo) met aantoonbare ervaring als ambtelijk secretaris of vergelijkbare medezeggenschapsfunctie, bij voorkeur binnen (semi)publieke of gemeentelijke organisaties.
• Gedegen kennis van de WOR, medezeggenschapsprocessen en relevante wet- en regelgeving; ervaring met advies- en instemmingsprocedures is een pré.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands; ervaring met vertrouwelijke notulering en eindredactie van beleidsdocumenten.
• Sterke organisatorische en procesmatige vaardigheden: plannen en bewaken van acties, beheren van archieven, ontwikkelen van vergaderschema’s en toegankelijk maken van informatie (intranet/publicaties).
• Adviserende en faciliterende houding: kan adviseren over prioritering, groepsdynamiek en scholingsbehoeften en onderhoudt effectieve samenwerking met OR-leden, bestuur en management.
• Analytisch vermogen en bestuurlijke sensitiviteit: signaleert interne en externe thema’s, vertaalt deze naar OR-werk en bewaakt naleving van procedures en afspraken.
• Betrouwbaarheid en integriteit: werkt discreet met vertrouwelijke informatie en toont verantwoordelijkheid bij verslaglegging en archivering.
• Beschikbaarheid conform OR-activiteiten (voornamelijk donderdagmiddag/avond) en inzetbaar rondom verkiezingsmomenten en transitieperiodes binnen de organisatie.
• Praktische vaardigheden in standaard kantoortoepassingen, documentmanagement en het onderhouden van publicaties op intranet.

Eisen

• Op deze opdracht is het principe ‘Bring Your Own Device’ van toepassing; de kandidaat maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires).
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbaar bereid om aanwezig te zijn bij vergaderingen van de OR van de ODGM; deze vinden plaats op donderdag.
• Aantoonbare kennis van de WOR.
• Uurtarief maximaal € 90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde leergang 1, 2 en 3 Ambtelijk secretaris óf aantoonbare afgeronde leergang 1 en 2 en bereid om leergang 3 te halen.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Teams, Excel, Word en Adobe InDesign.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.

Competenties

• Is nauwkeurig.
• Is integer.
• Is proactief.
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het faciliteren van de ondernemingsraad (en zijn commissies).
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het begeleiden van de ondernemingsraad (en zijn commissies).
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het adviseren van de ondernemingsraad (en zijn commissies).
• Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor het informeren van de ondernemingsraad (en zijn commissies).
• Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor de verslaglegging van vergaderingen.
• Beschikt over communicatieve vaardigheden voor communicatie met leden van de ondernemingsraad, het management en de WOR-bestuurder.
• Beschikt over politieke/bestuurlijke sensitiviteit bij besluitvormingsprocessen die gevoelig liggen en veel impact hebben binnen de organisatie.