Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

Opdrachtomschrijving

Voor de gemeente Stadskanaal zoek je als ervaren bestuurs- en directiesecretaresse tijdelijke versterking binnen de gemeentelijke organisatie. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie en zorgt dat bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen. De opdracht duurt zes maanden en vraagt om iemand die direct inzetbaar is en vanaf de eerste dag zelfstandig kan werken.

Je bent de organisatorische spil die vooruitdenkt, overzicht houdt en het college en de directie ontzorgt. Je beheert complexe agenda’s, e-mail en correspondentie, bereidt vergaderingen voor en verwerkt, controleert en verspreidt vergaderstukken. Ook bewaak je afspraken, actiepunten en deadlines en handel je telefoontjes en uiteenlopende administratieve werkzaamheden af.

Daarnaast behandel je kabinetszaken, zoals aanvragen voor koninklijke onderscheidingen, en bereid je bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders voor. Je ontvangt en begeleidt bezoekers, treedt op als gastvrouw of gastheer en organiseert mede vieringen en herdenkingen. Je werkt binnen de bestaande organisatiestructuur, neemt deel aan interne overleggen en draagt bij aan continuïteit, kennisborging en een goede samenwerking met interne stakeholders.

De gemeente Stadskanaal werkt aan een sterke economie, meer banen en leefbare en vitale dorpen en kernen. Daarbij is ruimte voor creatieve denkers en doeners, nieuwe ontwikkelingen en duurzame oplossingen. In deze opdracht ondersteun je de organisatie bij het realiseren van kwalitatief goede voorzieningen voor de 32.000 inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen.

Gevraagd profiel

De gemeente zoekt een professional met ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie of vergelijkbare bestuurlijke omgeving. Je kent het bestuurlijke speelveld, begrijpt bestuurlijke processen en politieke verhoudingen en beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Je werkt op minimaal mbo+-niveau en bent vaardig met Outlook en Word; ervaring met iBabs en Decos is een pré.

Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is. Integriteit, representativiteit, flexibiliteit en sterke communicatieve vaardigheden zijn belangrijk. Je voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving, hebt weinig inwerktijd nodig en weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden.

Eisen

• Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse
• Aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar
• Uurtarief maximaal € 75,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten en fee Flextender

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Integriteit
• Organisatievermogen
• Zelfstandigheid
• Nauwkeurigheid
• Proactiviteit
• Flexibiliteit
• Communicatieve vaardigheden
• Dienstverlenende instelling