Bestuurssecretaresse

Opdrachtomschrijving

Voor Gemeente Altena in Almkerk ondersteun je als bestuurs- en directieondersteuner het bestuur en de directie. Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning en draagt bij aan een zorgvuldig verloop van de bestuurlijke en ambtelijke processen.

Je organiseert en optimaliseert het proces rond het aanleveren van stukken aan het bestuur. Ook bewaak en verzorg je de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten. Daarbij werk je waar nodig samen met communicatie aan de uitvoering van kabinetszaken: de representatieve taken van de burgemeester en wethouders.

In afstemming met andere bestuurssecretaresses lever je waar nodig een bijdrage aan het collegeproces en de bijbehorende stukkenstroom. De opdracht omvat 32 uur per week en loopt vanaf zo spoedig mogelijk tot en met 1 februari 2027.

Gevraagd profiel

Je bent een bestuurs- en directieondersteuner met een afgeronde mbo-opleiding en ervaring in managementsupport. Je hebt ervaring met complex agendabeheer en met het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen. Ervaring binnen een gemeente en kennis van iBabs sluiten goed aan op deze opdracht. Ervaring met kabinetstaken is een pre.

Je communiceert uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling, en werkt kwaliteitsgericht met oog voor detail. Je legt gemakkelijk verbindingen, bent sensitief en stelt je proactief op in de samenwerking met bestuur, directie, communicatie en andere bestuurssecretaresses.

Eisen

• In verband met de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties beoordelen wij voor iedere inhuuropdracht afzonderlijk of de opdracht geschikt is om uit te voeren door een ZZP-er. We kijken daarbij onder andere naar de aard van de werkzaamheden, de aansturing tijdens de uitvoering en de inbedding in de organisatie. Op basis van de beoordeling leent (de aard van) deze opdracht zich niet om ingevuld te worden door een ZZP-er. Kandidaat is daarom geen ZZP-er en is op basis van een arbeidsovereenkomst in dienst bij uw bureau. Wij vragen u om de ‘Verklaring detachering in loondienst’ toe te voegen aan de dossierdocumenten in de aanbieding van uw kandidaat. U verklaart hierbij dat u dit document naar waarheid invult en voorziet van een handtekening door een rechtsgeldig bevoegde ondertekenaar. Dit document is onderdeel van de aanbesteding. Het niet naar waarheid invullen of het niet compleet invullen, wordt gekenmerkt als een foutieve inschrijving en betekent definitieve uitsluiting van deze aanbesteding of eerdere beëindiging van deze opdracht mocht deze gegund zijn. Zie de algemene inhuurvoorwaarden van FLEX West-Brabant
• Kandidaat kan een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden. De VOG dient z.s.m. aangevraagd te worden door de leverancier na gunning van de opdracht. Pas wanneer de VOG in bezit is kan gestart worden met de opdracht. Op basis van het volgende profiel dient de VOG aangevraagd te worden: -Algemeen screeningsprofiel -Risicogebieden : 1,4, -Functieaspecten : 11,12,41
• Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven
• Kandidaat is in staat op de startdatum, zoals in de aanvraag wordt aangegeven, te starten met de opdracht. Mits in bezit van een juiste VOG en ondertekende bruikleenovereenkomst
• Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant
• Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau
• Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie
• Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties
• Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie
• Het uurtarief van de kandidaat is niet hoger dan het maximum tarief. (Tarief is inclusief de fee (2,5%), de reiskosten, kosten t.b.v. VOG aanvraag, evt. parkeerkosten en andere onkostenvergoedingen.)
• Kandidaat beschikt over een eigen telefoon
• Kandidaat heeft recente ervaring met complex agendabeheer
• Kandidaat heeft ervaring met IBabs

Wensen

• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie
• Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren
• Kandidaat heeft recente ervaring met het werken met Ibabs
• Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting college
• Kandidaat past binnen het team
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijk sensitiviteit
• Kandidaat is proactief
• Kandidaat is kwaliteitsgericht