Bestuurssecretaresse
Gemeente Horst aan de Maas
Functieomschrijving
Als bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester en een wethouder secretarieel, organisatorisch en administratief zodat zij hun rol optimaal kunnen vervullen.
Je organiseert (digitale) correspondentie, beheert complexe agenda’s en plant vergaderingen en bijeenkomsten met bijbehorende vergaderstukken.
Je filtreert en stroomlijnt vragen, documenten en andere informatie, speelt flexibel in op ad hoc situaties en bewaakt deadlines.
Je bereidt afspraken voor, regelt ruimtes, materialen en IT‑faciliteiten en fungeert als eerstelijns contact voor het plannen van afspraken door interne en externe partijen.
Je werkt nauw samen met drie collega-bestuurssecretaresses, houdt overzicht bij wisselende werkzaamheden en denkt proactief mee over procesverbeteringen.
Vereist profiel
- Sterk organisatietalent met het vermogen om altijd een stap vooruit te denken en het overzicht te bewaren.
- Proactieve, dienstverlenende en integere houding; discretie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
- Aantoonbare ervaring met agendabeheer, vergadervoorbereiding en het gebruik van digitale werk- en communicatieplatforms.
- Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; klantvriendelijk naar inwoners, ondernemers en collega’s.
- Flexibel en stressbestendig, met het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere taken tegelijk te managen.
- Samenwerkingsgericht: je functioneert goed in een team van bestuurssecretaresses en stemt werkzaamheden effectief af.
- Affiniteit met de gemeentelijke omgeving of bestuurlijke processen is een pré; woonachtig in of bereid te reizen naar Horst aan de Maas.
Eisen
- Kennis & kwaliteiten
- -Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau. Je bent communicatief zeer sterk en hebt MS Office goed in de vingers.
- -Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in je rol op een hoger managementniveau. Je hebt bij voorkeur ook ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en/of een grote organisatie.
- -Je bent flexibel in je beschikbaarheid.
- -Je bent stressbestendig en diplomatiek.
- -Je bent pro-actief.