Bestuurssecretaresse

Omschrijving

Als bestuurssecretaresse bij de Concernstaf in Maassluis ondersteun je één of meerdere bestuurders en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken, ontvangt bezoekers en fungeert als eerste aanspreekpunt telefonisch en persoonlijk.

Je bereidt vergaderingen voor, stelt vergaderstukken samen voor bestuurlijke besluitvorming en verzorgt correspondentie zoals post, e-mails en nieuwsberichten.

Je organiseert bijeenkomsten en regelt facilitaire zaken, en werkt binnen een zelfsturend team dat professionele en flexibele ondersteuning biedt.

Vertrouwelijkheid, nauwkeurigheid en het vermogen snel te schakelen tussen uiteenlopende taken zijn essentieel voor succes in deze afwisselende functie.

Vereist profiel

• Opleidingsniveau: mbo+ of hbo, bij voorkeur met secretariële/administratieve achtergrond.
• Aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare rol binnen een bestuurlijke of gemeentelijke omgeving.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en ervaring met het beheren van complexe agenda’s en planningstools.
• Gewend aan het voorbereiden van vergaderstukken en het ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming.
• Discreet in omgang met vertrouwelijke informatie en een hoge mate van nauwkeurigheid.
• Sterke communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid en een dienstverlenende instelling.
• Zelfstandig, flexibel en prettig in samenwerking binnen een klein, zelfsturend team.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal en vaardigheid met gangbare kantoorsoftware.

Eisen

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel).
• Een persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht en de motivatie voor deze opdracht, geschreven door de kandidaat en samengevoegd met het cv als één document.
• Beschikbaar per uiterlijk 3 augustus 2026 voor gemiddeld 24 uur of meer.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële of managementondersteunende richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse met het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van facilitaire zaken.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse met het beheren van complexe agenda’s, het plannen van afspraken, het voorbereiden van vergaderingen en het verzorgen van vergaderstukken voor bestuurlijke besluitvorming binnen een gemeente.
• De inschrijver is bereid akkoord te gaan met een deta-vast-constructie, waarbij de kandidaat na [1.040] gewerkte uren, indien de opdrachtgever dit wenst, kosteloos in dienst treedt bij de opdrachtgever.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente.
• Tussen de 3 en 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente.
• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een andere overheidsorganisatie.
• Geen aantoonbare werkervaring of minder dan 3 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie.

Competenties

• Je bent een stevige en zelfverzekerde persoonlijkheid die rustig blijft, ook wanneer de druk toeneemt.
• Je begrijpt hoe het politieke en bestuurlijke speelveld werkt.
• Je hebt gevoel voor verschillende belangen en gaat hier zorgvuldig mee om.
• Je bent flexibel en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
• Je ziet onverwachte situaties als een uitdaging.
• Je zet graag een stap extra wanneer dat nodig is.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je houdt overzicht.
• Je weet prioriteiten te stellen.
• Je maakt nieuwe informatie je snel eigen.
• Je weet verbanden te leggen tussen verschillende onderwerpen.
• Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Je hebt omgevingsbewustzijn.
• Je weet precies wat er speelt en wat er nodig is.