Bestuurssecretaresse

Opdracht

In deze functie zorg jij dat alles op rolletjes loopt voor het bestuur: je bewaakt processen, brengt structuur aan en zorgt dat besluiten efficiënt kunnen worden uitgevoerd.

Je schakelt moeiteloos tussen plannen, organiseren en regelen: van het bijhouden van strakke agenda’s tot het voorbereiden en coördineren van bijeenkomsten.

Geen dag is hetzelfde; het ene moment stel je een haalbare planning op, het andere moment regel je praktische zaken binnen het secretariaat en ondersteun je bij ad-hoc verzoeken.

Je denkt vooruit, anticipeert op behoeften van bestuurders en pakt correspondentie en uitnodigingen zorgvuldig en gestructureerd op.

De combinatie van afwisseling, verantwoordelijkheid en proactief organiseren maakt deze rol uitdagend en leuk.

Vereist profiel

• Ervaring met het beheer van meerdere agenda’s en het opstellen van realistische, efficiënte planningen.
• Sterke organisatorische vaardigheden en aantoonbare ervaring met het voorbereiden en coördineren van overleggen en bijeenkomsten.
• Proactieve houding: je ondersteunt bestuurders, denkt vooruit en biedt praktische oplossingen voordat er om gevraagd wordt.
• Nauwkeurige, gestructureerde omgang met correspondentie en uitnodigingen; je bewaakt follow-up en acties consequent.
• Eigenaarschap en stressbestendigheid: je blijft rustig en behoudt overzicht in een dynamische werkomgeving met wisselende taken en niveaus.

Locatie: West Maas en Waal, Gelderland · Organisatie: Gemeente West Maas en Waal · Functie: Bestuurssecretaresse (Administration)

Eisen

• Aantoonbare afgeronde vakopleiding tot directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse bij een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten en/of evenementen.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365.

Wensen

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in de rol van directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse bij een gemeente tot 20.000 inwoners.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse bij een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in de rol van directiesecretaresse en/of bestuurssecretaresse bij een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van het volledige college van B&W.

Competenties

• Werkt proactief.
• Pakt zaken praktisch aan.
• Organiseert effectief.
• Stelt prioriteiten.
• Is bestuurlijk sensitief.
• Handelt integer.
• Werkt nauwkeurig.
• Is flexibel.
• Werkt prettig samen met collega’s.