Business analist Informatiehuishouding

Opdrachtomschrijving

Als business analist Informatiehuishouding zorg je binnen het Commando Materieel en IT (COMMIT) van het Ministerie van Defensie voor de ingebruikname van DefDoc. Dit nieuwe documentmanagement- en recordmanagementsysteem (DMS/RMA) wordt geïmplementeerd binnen de aan jou toegewezen directies. Je werkt vanuit het team Informatiehuishouding, onderdeel van het CIO Office van COMMIT, en werkt nauw samen met het liaisonteam van het programma Defensie Open op Orde en de implementatieprojectleider DefDoc.

Je organiseert de betrokkenheid van medewerkers en zorgt voor de praktische uitvoering van de implementatie. Daarbij zie je erop toe dat medewerkers tijdig training en ondersteuning krijgen en dat werkprocessen, afspraken, beheer en training on the job duurzaam binnen de directies worden belegd. Ook coördineer je het gebruik van DefDoc en blijf je zichtbaar en aanspreekbaar voor de directies waarvoor je verantwoordelijk bent.

Je brengt de juridische, technische, functionele, operationele en organisatorische randvoorwaarden voor een succesvolle ingebruikname in kaart. Risico’s en knelpunten signaleer je tijdig en je doet waar nodig voorstellen voor bijsturing. Het beoogde resultaat is dat het werken met DefDoc conform de productvisie onderdeel wordt van de bestaande werkprocessen en bijdraagt aan de groei in volwassenheid van de informatiehuishouding binnen COMMIT.

Gevraagd profiel

Je bent een zelfstandige adviseur of business analist met ervaring in de implementatie van een DMS/RMA of vergelijkbare veranderopgave. Je weet de juiste ingangen binnen een organisatie te vinden, bouwt een netwerk op met relevante stakeholders en schakelt gemakkelijk tussen medewerkers, directies en collega’s. Je bent zichtbaar, aanspreekbaar en gericht op het realiseren van duurzame inbedding.

Je werkt flexibel wanneer omstandigheden of de projectplanning veranderen. Ook weet je om te gaan met weerstand, voer je zelfstandig werkzaamheden uit en signaleer je risico’s en knelpunten tijdig aan de manager Informatiehuishouding. Je combineert een coördinerende en uitvoerende werkwijze met aandacht voor de verschillende randvoorwaarden van informatiehuishouding.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie
• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur Informatiehuishouding / business analyst
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in complexe overheidsorganisaties
• Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met de implementatie van (nieuwe) documentmanagement / recordmanagement systemen
• Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met de toepassing van DUTO / NORA kaders

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aantoonbare werkervaring met de ; gevraagde functie binnen het eCF profiel en opdrachtomschrijving

Competenties

• Zichtbaarheid en aanspreekbaarheid
• Flexibel zijn
• Kan zelfstandig taken uitvoeren
• Weet om te gaan met weerstand
• Signaleert knelpunten tijdig naar de manager IHH
• Kan schakelen tussen stakeholders en collega's