Business analist Informatiehuishouding

Opdrachtomschrijving

Voor het Ministerie van Defensie, binnen het Commando Materieel en IT (COMMIT), werk je aan de verdere ontwikkeling van de informatiehuishouding. COMMIT levert materieel en IT ter ondersteuning van de krijgsmacht. Een betrouwbare informatiehuishouding is daarbij essentieel voor tijdige, volledige en juiste informatievoorziening en besluitvorming.

Als adviseur Informatiehuishouding draag je zorg voor de ingebruikname van DefDoc, een nieuw documentmanagement- en recordmanagementsysteem (DMS/RMA), binnen de aan jou toegewezen directie(s) van COMMIT. De voorbereidingen zijn gestart; de feitelijke implementatie staat gepland voor de eerste helft van 2027, met een nazorgperiode tot eind 2027.

Je organiseert de betrokkenheid van medewerkers, creëert de randvoorwaarden voor ingebruikname en coördineert het gebruik van DefDoc. Daarbij identificeer en analyseer je juridische, technische, functionele, operationele en organisatorische randvoorwaarden. Je signaleert risico’s en knelpunten tijdig aan de manager Informatiehuishouding en past je werkzaamheden aan wanneer omstandigheden of de projectplanning veranderen.

Het beoogde resultaat is dat medewerkers tijdig zijn getraind en ondersteund en dat werkprocessen, afspraken, beheer en training on the job duurzaam binnen de directies zijn belegd. Zo wordt het werken met DefDoc conform de productvisie onderdeel van de bestaande werkprocessen en groeit de volwassenheid van de informatiehuishouding. Je werkt vanuit het team Informatiehuishouding binnen de CIO Office van COMMIT nauw samen met onder meer de implementatieprojectleider DefDoc.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren adviseur Informatiehuishouding of business analyst die bedrijfsdomeinen, informatie en processen kan analyseren en deze kan vertalen naar passende informatieoplossingen. Je hebt minimaal vier jaar ervaring in een vergelijkbare functie en minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring als adviseur Informatiehuishouding of business analyst. Daarnaast heb je ervaring met complexe overheidsorganisaties en met de implementatie van documentmanagement- en recordmanagementsystemen.

Je beschikt over minimaal een hbo-diploma in bedrijfskunde of IT en kennis van de toepassing van DUTO- en NORA-kaders. Je schakelt gemakkelijk tussen stakeholders en collega’s, bouwt een relevant netwerk op binnen COMMIT en bent zichtbaar en aanspreekbaar voor de toegewezen directies. Je werkt zelfstandig, kunt omgaan met weerstand en weet verbeterpunten, risico’s en knelpunten tijdig te signaleren.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie
• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur Informatiehuishouding / business analyst
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in complexe overheidsorganisaties
• Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met de implementatie van (nieuwe) documentmanagement / recordmanagement systemen
• Kandidaat beschikt over minimaal HBO diploma in de richting van bedrijfskunde, IT
• Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met de toepassing van DUTO / NORA kaders

Competenties

• Betrokkenheid organiseren van medewerkers voor implementatie van DMS/RMA conform productvisie
• Praktische uitvoering van taken om randvoorwaarden te scheppen voor ingebruikname DefDoc door medewerkers
• Zichtbaarheid en aanspreekbaarheid voor de voor jou verantwoordelijke directie(s)
• Coördineren en zorgen voor naleving van het gebruik van DefDoc
• Flexibel zijn en werkzaamheden aanpassen in geval van veranderende omstandigheden of aangepaste projectplanning
• De adviseur IHH bouwt en onderhoudt een netwerk van relevante stakeholders binnen COMMIT
• De adviseur IHH kan zelfstandig taken uitvoeren
• De adviseur IHH weet om te gaan met weerstand
• De adviseur IHH signaleert knelpunten tijdig naar de manager IHH