Coördinator Archief- en Informatiebeheer

Beschrijving

De komende jaren vormt informatie en data de kern van het functioneren binnen Provincie Zuid‑Holland (PZH). De organisatie werkt aan duurzame toegankelijkheid van informatie en data volgens de DUTO-normen van het Nationaal Archief, waarbij een forse inhaalslag nodig is vanwege verouderde technologie en ontbrekend of verouderd beleid.

Het programma Informatietransitie (sinds 2023) richt zich op het herontwerp van de volledige levenscyclus van informatie en data (ontstaan – bestaan – vergaan) en op de overgang van TMLO naar MDTO, met nadruk op metadatabeheer en bewaartermijnen.

De transitie omvat drie hoofdsporen: People (verandermanagement, opleiding en opbouw van capaciteit in het werkveld), Proces (nieuwe beleidskaders, eenduidige processen en governance) en Technologie (nieuwe samenwerkingsomgeving, dataplatform en workflows voor besluitvorming).

De opgave vereist nauwe samenwerking tussen interne collega’s en externe specialistische expertise, en vraagt om een hogere volwassenheid in informatievaardigheden bij alle ~2300 medewerkers van PZH.

Het team Archief- en Informatiebeheer ondersteunt en coördineert deze beweging binnen I&A, met als doel borging van processen, implementatie van technische oplossingen en structurele verankering van goede informatiepraktijken.

Vereist profiel coördinator Archief- en Informatiebeheer

• Opleiding: hbo/wo‑niveau in archief- en informatiemanagement, informatierecht, bestuurlijke informatica of vergelijkbaar.
• Ervaring: minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in archief- en informatiebeheer of records management binnen een complexe (overheids)organisatie.
• Vakinhoudelijke kennis: grondige kennis van DUTO-normen, MDTO/TMLO, metadata­beheer en de levenscyclus van informatie; bekend met relevante wet‑ en regelgeving (Archiefwet, AVG/privacy, openbaarheid).
• Project‑ en programmavaardigheden: ervaring met inrichting van governance, control‑instrumentaria (gremia, rollen, processen) en met samenwerken in programma’s zoals Informatietransitie; vaardig in projectmatig en agile werken.
• Technisch inzicht: ervaring met implementatie van samenwerkingsomgevingen, dataplatforms en workflows; begrip van informatieveiligheid, bewaartermijnen en toegankelijkheid van datasets.
• Verandermanagement en opleiding: aantoonbare ervaring met opzetten van trainings‑ en bewustwordingsprogramma’s, capacity building en het begeleiden van organisatieverandering.
• Communicatie en stakeholders: sterke communicatieve vaardigheden, tactisch en verbindend inzicht, ervaring in stakeholdermanagement en het aansturen van interne en externe partijen.
• Competenties: resultaatgericht, analytisch, proactief, nauwkeurig en een praktische probleemoplosser met oog voor zowel beleid als uitvoering.
• Overige: bereidheid tot samenwerking met externe specialisten, affiniteit met de publieke sector en beschikbaarheid voor werkzaamheden in Den Haag / Provincie Zuid‑Holland.

Eisen

• De kandidaat dient aantoonbaar en verifieerbaar (middels opleidingen, cursussen, werkervaring/referenties) minimaal te beschikken over de navolgende kennis en expertise. Dit moet blijken uit het ingevulde ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0003151’’: o G 3.1 (Minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevantie werkervaring en een met een diploma afgeronde HBO/WO-studie op een relevant vakgebied zoals informatie- of archiefmanagement, bedrijfskunde of vergelijkbaar; o G 3.2 Minimaal negen (9) jaar aantoonbare kennis van en ervaring als (senior) professional op het gebied van informatie- en datavoorziening, record- management en archiefbeheer. Daarin aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en de DUTO normen en van DMS/RMA-platformen; o G 3.3 Minimaal zes (6) jaar aantoonbare ervaring als manager of coördinator in een vergelijkbare functie; o G 3.4 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare ervaring in het leiden en positioneren van teams in een ingrijpend veranderproces; NB de ervaringsjaren, zoals die in de eisen G3.2, G 3.3 en G3.4 gesteld worden, zijn niet opeenvolgend en mogen (deels) overlappend zijn. Bijvoorbeeld: 15 jaar ervaring als professional, waarvan de laatste 8 jaar als manager en daarvan de laatste vier jaar met name als verandermanager. 2.2 Inschrijvingseisen (vorm) • I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0003151’’ In het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het 9/19 Versie 7 juli 2026 Uitvraag Coördinator Archief- en Informatiebeheer (DOS-2026-0003151) aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. • I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026- 0003151’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling; • I 3 Vormvereiste Uurtarief: Uurtarief moet ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0003151’ en apart bijgevoegd worden in tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag UITSLUITEND ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0003151’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief; 2.3 Uitvoeringseisen Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht: • U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. • U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren. Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen van het document ligt bij de inschrijver. Uitgangspunten hierbij zijn: o PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). o Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b): ▪ Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH de nummers 11 en 12. o Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan: • diensten (41 +43) • aansturen organisatie (71) 10/19 Versie 7 juli 2026 Uitvraag Coördinator Archief- en Informatiebeheer (DOS-2026-0003151)

Competenties

• Samenbindend Leiderschap
• Oranisatiesensitiviteit
• Zorg voor kwaliteit
• Initiatief
• Verandermanagement
• Professionaliteit
• Effectief communiceren (schriftelijk en mondeling)