DiM'er project Werpsterhoek

Opdrachtomschrijving

Deze opdracht richt zich op het beheer van het archiveren binnen een document management systeem, uitgevoerd door projectmedewerkers. De activiteiten omvatten het registreren, meta dateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie, met bijzondere aandacht voor vertrouwelijkheid. Verder zijn er verantwoordelijkheden zoals het handhaven van een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers, autorisatieprocessen en het bieden van training aan projectmedewerkers. Een belangrijke focus ligt op het coachen van medewerkers, zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming goed begrijpen en uitvoeren. Dit alles draagt bij aan een voortdurend verbeterde informatiehuishouding.

Gezocht Profiel

De ideale kandidaat heeft ervaring met documentbeheer en archivering binnen digitale systemen. Hij of zij moet in staat zijn om effectief te coachen en instructies te geven aan projectmedewerkers. Daarnaast zijn organisatorische vaardigheden en een goed begrip van vertrouwelijkheid van documenten essentieel. Ervaring met het opstellen van autorisatiematrices en het ontwikkelen van werkinstructies binnen een document management systeem is vereist. Tot slot dient de kandidaat proactief te zijn in het inventariseren van verbetervoorstellen en het communiceren van storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer.

Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaren kennis van en werkervaring met het werken met een document management systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kandidaat beschikt over een afgeronde HBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelen.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW projecten met een financiële omvang van minimaal € 100 miljoen uitvoeringsraming.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, AW, BIHR, toepassingsmodel metadata).
• Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen).
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen).
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: • Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen • Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt).
• Pro-actieve instelling.
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen).
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk).
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)