Directiesecretaresse -Financieel, Management en Inkoop

Vacature: Directiesecretaresse – Financieel, Management en Inkoop (Gemeente ’s‑Hertogenbosch)

Beschrijving

Als Directiesecretaresse ben je de rechterhand van de directeur van de sector Dienstverlening en Bedrijfsvoering en werk je nauw samen met managers en controllers.

Je beheert agenda's en mailboxen, organiseert en bereidt vergaderingen, heidagen en andere overleggen voor en zorgt voor verslaglegging en opvolging van afspraken.

Je ondersteunt bij bestuurlijke stukken en zorgt dat voorstellen tijdig bij de directeur terechtkomen en ondertekend worden indien nodig.

Operationele taken omvatten het aanmaken van inkooporders, afhandelen van facturen, doorzetten van klachten en beheer van de Teams-site voor de sector.

Je coördineert interne communicatie (nieuwsbrief, D&B café), ondersteunt projecten en werkt deels zelfstandig vanuit huis in een zelfstandige en veeleisende rol.

Vereist profiel

• Minimaal MBO niveau 4 richting Directiesecretaresse of Managementassistent.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur binnen een publieke organisatie.
• Sterke competenties: planmatig werken, organisatorische vaardigheden, zelfstandigheid in samenwerking, flexibiliteit en proactieve houding.
• Goede kennis van Microsoft Office; ervaring met ERPx en het zaaksysteem Djuma is een pré.
• Beschikbaarheid voor een 36‑urige werkweek (fulltime) en alleen inzet via detachering of uitzenden.
• CV in het Nederlands en een motivatie waarin de gevraagde competenties worden onderbouwd.
• Geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID-kaart) bij intake en aanvang contract; kandidaatstart na afronding pre‑employment screening.

Werkvoorwaarden & procedure

• Kortlopende opdracht; de aanvraag loopt 5 werkdagen waarna een shortlist wordt gestuurd naar de gemeente.
• Leveranciers dienen op de hoogte te zijn van relevante wet‑ en regelgeving en de Gemeenten CAO.
• Tarief afhankelijk van kennis en ervaring van de kandidaat.
• Aanbieding van kandidaten impliceert akkoord met de voorwaarden van gemeente ’s‑Hertogenbosch.

Eisen

• Minimaal een Mbo 4 opleiding in de richting van Directiesecretaresse of Managementassistent.
• Minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur bij een publieke organisatie.
• Ervaring met Microsoft Office-toepassingen en bij voorkeur met financieel systeem ERPx en zaaksysteem Djuma.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

• Minimaal een Mbo 4 opleiding in de richting van Directiesecretaresse of Managementassistent;
• Minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur bij een publieke organisatie;
• Ervaring met Microsoft Office-toepassingen en bij voorkeur met financieel systeem ERPx en zaaksysteem Djuma.