Directiesecretaresse RNext - cluster BCO
Gemeente Rotterdam
Functieomschrijving
Als Directiesecretaresse voor de RNext‑directeuren ondersteun je de project- en programmadirecteur en vervang je waar nodig collega‑secretaresses binnen het cluster.
Je beheert twee zeer dynamische en complexe agenda’s, organiseert en bereidt vergaderingen voor en zorgt dat alle betrokkenen de juiste stukken ontvangen.
Mailboxmanagement, administratieve afhandeling in systemen zoals iBabs en het zelfstandig uitvoeren van spoedtaken horen tot je dagelijkse werkzaamheden.
Je werkt actief aan procesverbetering, neemt nieuwe systemen snel eigen en draagt bij aan een efficiënt en modern secretariaat.
Samenwerking is cruciaal: je werkt in een team van zes secretaresses, bent flexibel inzetbaar en bent minimaal 3 dagen per week op gemeentelijke locatie aanwezig (woensdag op De Rotterdam).
Vereist profiel
- Minstens enkele jaren ervaring als secretaresse of directieondersteuner, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
- Uitstekende beheersing van MS Office en Teams; ervaring met iBabs en andere workflow‑/vergadertools is een pré.
- Sterk in prioriteren, stressbestendig, resultaatgericht en een praktische aanpakker.
- Soepele communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk; je schakelt makkelijk op verschillende niveaus.
- Flexibel, klantgericht en creatief in denken en doen; je durft grenzen te stellen en behoudt het overzicht bij spoedklussen.
- Teamspeler met een positieve, verbindende houding en bereidheid minimaal 3 dagen per week op locatie te werken (waaronder woensdag op De Rotterdam).
Standplaats: Wilhelminakade 179, De Rotterdam — Gemeente Rotterdam, Directiesecretaresse RNext - cluster BCO ADMINISTRATION.
Eisen
- Je hebt minimaal een Mbo-niveau 4 opleiding afgerond;
- Je hebt werkervaring met de volgende applicaties:
- Microsoft Office;
- Microsoft Teams;
- Microsoft Planner;
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
Wensen
- Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
- Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding;
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
- Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringssysteem.