Directiesecretaresse/executive assistant
Enexis
Opdrachtomschrijving
Voor Enexis in Den Bosch ondersteun je als directiesecretaresse of executive assistant één of twee directeuren en het managementteam. Je voert zelfstandig regie op de professionele ondersteuning rondom de directie en zorgt dat afspraken, overleggen, communicatie en opvolging tijdig en zorgvuldig verlopen. Je overziet de totale werkstroom, bewaakt prioriteiten en anticipeert op wat nodig is.
Je beheert complexe agenda’s, handelt e-mails en verzoeken af en organiseert directie- en managementoverleggen, werksessies, afdelingsdagen en interne en externe bijeenkomsten. Ook bereid je directieoptredens, klantbezoeken en externe afspraken voor. Je verzamelt en structureert stukken, bewaakt besluiten, acties en deadlines en onderhoudt de afstemming met interne en externe stakeholders.
Daarnaast draag je bij aan heldere afdelingscommunicatie. Je helpt bij het opstellen, redigeren en vormgeven van nieuwsberichten, presentaties en andere interne communicatie, met aandacht voor samenhang, tone of voice en uitstraling. Je zet digitale samenwerkingsmiddelen zoals Teams, SharePoint, Outlook en OneNote slim in om informatie toegankelijk te maken en processen te stroomlijnen. Je signaleert verbeterkansen, initieert vernieuwingen en ondersteunt collega’s bij nieuwe werkwijzen en digitale middelen. Het resultaat is een professionele, goed georganiseerde ondersteuning van directie en management, waarbij voortgang en opvolging zichtbaar worden bewaakt.
Gevraagd profiel
Je bent een ervaren directiesecretaresse of executive assistant die direct zelfstandig aan de slag kan. Je beschikt over aantoonbaar hbo werk- en denkniveau en bent gewend om binnen kaders zelfstandig afwegingen te maken in planning, voorbereiding en opvolging. Je houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt, schakelt snel en weet wanneer je de directeur betrekt vanwege belangen, prioriteiten of gevoeligheden.
Je werkt proactief, praktisch en ondernemend. Je ziet kansen en knelpunten, pakt zaken zelfstandig op en durft voorstellen te doen voor verbetering. Je communiceert professioneel, hebt gevoel voor tone of voice en vormgeving en neemt anderen mee in het gebruik van digitale middelen. Thuiswerken past bij je, maar je bent ook zichtbaar op kantoor en bij bijeenkomsten in Den Bosch en bent bereid regelmatig tussen locaties en naar externe afspraken te reizen.
Eisen
- Ruime relevante ervaring
- Kan direct zelfstandig aan de slag
- Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau
Competenties
- Anticipeert op wat nodig is
- Verbindt mensen en informatie
- Werkt grotendeels zelfstandig
- Maakt zelf afwegingen in planning, voorbereiding en opvolging
- Houdt iedereen scherp op deadlines
- Gevoel voor tone of voice en vormgeving
- Houdt van verbeteren
- Ondernemende mindset
- Signaleert kansen
- Pakt zaken op zonder dat het je gevraagd wordt
- Durft voorstellen te doen
- Bewaakt voortgang
- Schakelt snel
- Praktisch ingesteld
- Houdt overzicht
- Bereid om regelmatig te reizen tussen locaties en naar externe afspraken