Directiesecretaris

Opdrachtomschrijving

Als directiesecretaris fungeer je als het verbindende aanspreekpunt voor bestuurlijke dossiers en adviseer je de directeur en het MT gevraagd en ongevraagd.
Je draagt verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige, voorspelbare en effectieve besluitvorming binnen het MT van DF&A en coördineert daartoe de bijbehorende processen.
Je bereidt strategische en besluitvormende overleggen inhoudelijk en organisatorisch voor, toetst vergaderstukken op volledigheid en juistheid en bewaakt de kwaliteit van de stukkenstroom.
Daarnaast stel je agenda’s op, verzorg je verslaglegging, houd je de besluitenlijst actueel en bewaak je de samenhang tussen besluiten, actiepunten en de strategische koers richting 2027.
Je organiseert en bereidt werkbezoeken en overleggen voor en werkt nauw samen met bestuursadviseurs, managementondersteuning, communicatie en andere teams binnen het BDO om een soepel besluitvormingsproces te waarborgen.

Vereist profiel

• Alleen Nederlandstalige cv’s; kandidaat moet native of professioneel Nederlands spreken en schrijven.
• Geen ZZP’ers toegestaan voor deze opdracht.
• Minimaal HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar door een afgeronde HBO-opleiding of een afgeronde MBO-opleiding met minimaal 5 jaar relevante werkervaring op HBO-niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een rol als directiesecretaris of vergelijkbare bestuurlijke ondersteuningsfunctie.
• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het coördineren van vergader- en stukkenstromen.
• Professionele beheersing van de Nederlandse taal (spreken en schrijven); dit wordt getoetst aan de hand van een door de kandidaat zelf geschreven tekst of motivatie.
• Vaardigheid met M365-applicaties is vereist.

Wensen en competenties

• Ervaring als directiesecretaris of in een vergelijkbare rol is sterk wenselijk.
• Zelfstandigheid, nauwkeurigheid en aantoonbaar zorgvuldig werken binnen kaders, deadlines en kwaliteitsnormen.
• Sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en het vermogen effectief te schakelen met diverse bestuurlijke stakeholders.
• Grote organisatorische en coördinerende vaardigheden; vermogen meerdere besluitvormingsprocessen gelijktijdig te sturen en te structureren.
• Competenties: plannen en organiseren, organisatiesensitiviteit, analyseren, samenwerken en flexibiliteit.

Context & locatie

Afdeling: Bureau Directeursondersteuning (BDO) — ondersteunt en adviseert de directeur DF&A en MT-leden op proces-, inhouds- en communicatieniveau.
Team: Bestuursondersteuning — levert strategische, politieke en bestuurlijke inzichten zodat de directie tijdig en goed voorbereid kan sturen.
Locatie: Utrecht (Belastingdienst, Non-ICT).

Eisen

• - Alleen Nederlandstalige CV’s aanbieden en kandidaten moeten native Nederlands kunnen spreken.
• - Voor deze opdracht mogen wij geen ZZP’ers aanbieden. De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau, dit is aantoonbaar middels een afgeronde HBO opleiding of een afgeronde MBO‐opleiding gecombineerd met minimaal 5 jaar relevante werkervaring op HBO‐niveau in een vergelijkbare functie.
• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een rol als directiesecretaris of een vergelijkbare bestuurlijke ondersteuningsfunctie.
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse (spreken en schrijven) taal op professioneel niveau, dit wordt getoetst aan de hand van een door de kandidaat zelf geschreven
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het coördineren van vergader- en stukkenstromen.

Wensen

• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over ervaring in een rol als directiesecretaris of vergelijkbaar.
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het zelfstandig uitvoeren van taken en verantwoordelijkheden, waarbij aantoonbaar zorgvuldig wordt gewerkt binnen gestelde kaders, deadlines en kwaliteitsnormen
• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en effectief kan schakelen met verschillende stakeholders binnen een bestuurlijke omgeving.
• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over organisatorische en coördinerende vaardigheden, en in staat is om meerdere besluitvormingsprocessen gelijktijdig effectief te sturen en te structureren.
• De mate waarin de aangeboden kandidaat vaardig is met M365-applicaties.

Competenties

• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Analyseren
• Samenwerken
• Flexibiliteit