Documentalist Cluster MN A-vaarwegen Noord

Opdrachtomschrijving

Uitvoeren van het beheer en de archivering in het document management systeem voor projectmedewerkers: registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten (incl. vertrouwelijkheid).

Zorgen voor en onderhouden van een actueel ordeningsplan, waarderen en selecteren van dossiers, opstellen en bijwerken van autorisatiematrices en beschikbaar stellen van benodigde middelen.

Coachende rol richting projectmedewerkers: instrueren en trainen zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat uitvoeren.

Operationele taken als toevoegen/ordenen/waarderen/muteren van (sub)dossiers, verplaatsen van documenten, en toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande stukken conform kaders; routeren van post en e-mail.

Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (IV-B), inventariseren en melden van functionele verbeterwensen conform LFB-proces, en verzorgen van archiefoverdrachten naar DIM inclusief voorbereidingsactiviteiten.

Doel: een ingericht projectarchief conform afspraken met opdrachtgever en de kwaliteitseisen van RWS, met actuele middelen voor documentbeheer en archivering (autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Vereist profiel

• MBO+- of HBO-denkniveau; bij voorkeur opleiding of ervaring in informatiebeheer, archiefbeheer of documentmanagement.
• Aantoonbare ervaring met document management systemen (DMS), autorisatiebeheer en het werken met metadata en ordeningsstructuren.
• Kennis van archiveringsprincipes: waarderen, selecteren, classificeren (vertrouwelijkheid) en archiefoverdracht (DIM).
• Ervaring met opstellen en bijhouden van autorisatiematrices, werkinstructies en standaardweergaven/zoekvragen in een DMS.
• Goede coachende en communicatieve vaardigheden; ervaring met trainen en instrueren van (project)medewerkers.
• Organisatorisch sterk, nauwkeurig, proactief en resultaatgericht; kan proces- en kwaliteitsverbeteringen signaleren en doorvoeren.
• Ervaring met melden van storingen en het formuleren van functionele wensen richting Lokaal Functioneel Beheer (IV‑B) is een pré.
• Beschikbaar voor locatie Lelystad; functie: Documentalist, Cluster MN A‑vaarwegen Noord (ADMINISTRATION) bij Rijkswaterstaat.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

Competenties

• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers