Documentalist MN A Vaarwegen Noord HERHAALD

Opdrachtomschrijving

Voor Rijkswaterstaat werk je binnen het Cluster MN A-vaarwegen Noord aan het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem. Het cluster is verantwoordelijk voor het vaste, kleinschalige variabele en grootschalige variabele onderhoud aan het natte areaal in het IJsselmeergebied van Midden-Nederland. Het gaat om bruggen, sluizen, dijken, oevers, vaarwegen en natuur.

Als documentalist beheer je de projectsites en ondersteun je projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je houdt het ordeningsplan en de bijbehorende documentatie actueel, waardeert dossiers, beheert autorisaties en zorgt voor de benodigde middelen voor documentbeheer en archivering.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het instrueren en coachen van projectmedewerkers. Je helpt hen hun taken en verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat uit te voeren. Ook zorg je voor een juiste verwerking en routering van inkomende, interne en uitgaande documenten, ondersteun je archiefoverdrachten naar DIM en meld je storingen en verbetervoorstellen via de daarvoor geldende werkwijze.

Het beoogde resultaat is een ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, met een passende ordening, waardering en selectie en toepassing van metadata. Daarnaast zijn de middelen voor documentbeheer actueel, waaronder de autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur. De opdracht wordt uitgevoerd in Lelystad voor 12 tot 16 uur per week.

Gevraagd profiel

Je bent een documentalist die ervaring heeft met het beheren van digitale projectarchieven en documentmanagementsystemen. Je werkt zorgvuldig aan ordening, metadata, autorisaties, dossierbeheer en archiefoverdracht en weet deze werkzaamheden te vertalen naar actuele werkafspraken en hulpmiddelen.

Je bent daarnaast in staat projectmedewerkers praktisch te instrueren en te coachen. Je werkt zelfstandig, houdt overzicht over de informatiehuishouding en signaleert tijdig storingen en mogelijkheden voor verbetering.

Eisen

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid