Documentalist -Project Gerrit Krolbrug

Beschrijving

Wij zoeken een Documentalist voor het project Vervanging Gerrit Krolbrug, werkend vanuit Leeuwarden, Zwolle, Assen en deels thuis (hybride).

Je draagt zorg voor het opzetten, onderhouden en beheren van het digitale projectarchief binnen het Document Management Systeem (DMS): registreren, metadateren, ordenen, waarderen en selecteren van documenten.

Je stelt en onderhoudt het ordeningsplan, autorisatiematrices, werkinstructies en handleidingen en zorgt voor actuele middelen en standaarden voor documentbeheer.

Een belangrijke taak is het instrueren en coachen van projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en conform kaders kunnen werken, en het signaleren van verbeteringen aan applicaties en processen.

De opdracht draagt bij aan het oplossen van het infrastructurele knelpunt rond de Gerrit Krolbrug en vereist nauwkeurigheid, proactiviteit en kennis van digitaal archiveren binnen een projectomgeving.

Vereist profiel

• HBO denk- en werkniveau met minimaal een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis van (documentair) informatiebeheer, DIM-gerelateerde ICT-middelen en het opstellen van werkinstructies en handreikingen.
• Sterke analytische vaardigheden, nauwkeurigheid, proactieve instelling, goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding.
• Zelfstandigheid in plannen en organiseren, coachend vermogen en omgevingsbewustzijn binnen een projectorganisatie.

Wensen

• Ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is een pré.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in M365/SharePoint.
• Mate van overeenstemming met de genoemde competenties wordt meegewogen.

Belangrijke voorwaarden voor aanbieding

• CV moet als PDF worden aangeleverd met voor- en achternaam; actuele woonplaats invullen; geen foto’s of overige persoonsgegevens via AVG (alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan).
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie; zonder e-mail kan de aanbieding niet worden verwerkt.
• Fee-only constructie niet toegestaan; aanbiedingen boven het maximale tarief worden afgewezen.
• Maximaal 2 kandidaten per leverancier; aanbiedingen sluiten vroeg bij voldoende aanbod; niet voldoen aan eisen leidt tot uitsluiting.
• Bij voortijdige beëindiging geldt een opzegtermijn van minimaal 1 maand.
• Graag alleen kandidaten die de Nederlandse taal beheersen.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Bij 'woonplaats' dient de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden.
• Alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.

Wensen

• Ervaring GWW projecten is een prë.
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.