Documentalist Project vervanging Gerrit Krolbrug ON

Project vervanging Gerrit Krolbrug — Samenvatting

Beweegbare bruggen vormen een cruciaal onderdeel van de hoofdvaarweg Lemmer–Delfzijl; het project richt zich op het oplossen van een infrastructureel knelpunt en op vervanging van de Gerrit Krolbrug vanwege einde levensduur.
Het project bestaat uit drie deelprojecten: verkeerskundige aanpassingen (initiatief gemeente Groningen, uitvoering RWS), realisatie van een nieuwe brug en aanlandingaanpassingen inclusief landschappelijke en ecologische inpassing (RWS), en het verbreden van de vaarweg tot klasse Va (RWS als initiatiefnemer, uitvoerder en bevoegd gezag volgens de Waterwet).
De opdracht betreft het beheren en op orde houden van het digitale projectarchief binnen het Document Management Systeem: registreren, metadateren, ordenen, classificeren en waarderen van dossiers en documenten.
Belangrijke taken zijn het opstellen en actueel houden van een ordeningsplan en autorisatiematrix, het verlenen en intrekken van autorisaties, het routen van post en e-mailstukken en het tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen.
Daarnaast coach je projectmedewerkers, verzorg je instructie en training, signaleer en rapporteer je storingen en functionele wensen aan Lokaal Functioneel Beheer, en bewaak je continu de kwaliteit van de informatiehuishouding voor Rijkswaterstaat in Leeuwarden.

Gevraagd profiel — Documentalist

• Opleiding: MBO+/HBO richting informatiebeheer, archief- of documentair werk, informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Ervaring: aantoonbare ervaring met beheer van document management systemen in een projectomgeving; ervaring binnen infrastructurele projecten of bij overheidsorganisaties/Rijkswaterstaat is een pre.
• Vaardigheden: deskundig in metadatering, ordeningsstructuren, dossierwaardering en vertrouwelijkheidsclassificatie; opstellen en beheren van autorisatiematrices.
• Communicatie en training: vaardig in het instrueren en coachen van (project)medewerkers, heldere schriftelijke en mondelinge communicatie; projectgerichte en klantgerichte houding.
• IT-vaardigheden: praktisch inzicht in document management systemen, zoekvragen/standaardweergaven opzetten, routingsprocessen en het melden van storingen en functionele wensen aan LFB/IV‑B.
• Kennis van wet- en regelgeving: basiskennis van relevante kaders rond archiefvorming, informatiebeheer en privacy (bijv. Archiefwet/AVG) is gewenst.
• Persoonskenmerken: nauwkeurig, proactief, organisatorisch sterk, probleemoplossend vermogen en gericht op continue verbetering van de informatiehuishouding.
• Standplaats: Leeuwarden; flexibel inzetbaar binnen projectkaders en richtlijnen van Rijkswaterstaat.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: • Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen • Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)