Executive Assistant

Functieomschrijving

Als Executive Assistant ben jij de drijvende kracht achter de afdeling Strategie & Portfolio.
Je beheert de agenda en mailbox van de Executive Manager en zorgt voor optimale verbinding met medewerkers en stakeholders in de haven.
Je organiseert en plant vergaderingen, maakt complexe afspraken met interne en externe partijen en verzorgt bezoekersaanmeldingen.
Je bereidt vergaderingen voor, zorgt dat voorbereidende stukken op tijd beschikbaar zijn en plant reizen en bijeenkomsten.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor diverse financieel-administratieve werkzaamheden en draag je bij aan een geoliede agendaplanning zodat deadlines en doelstellingen tijdig worden behaald.
Je schakelt veelvuldig tussen werkzaamheden, stelt continu de juiste prioriteiten en creëert rust zodat de Executive Manager zich kan richten op strategische onderwerpen.

Vereist profiel

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau of gelijkwaardige relevante ervaring.
• Aantoonbare ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en sterk prioriteringsvermogen.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Discretie, integriteit en een proactieve, servicegerichte houding.
• Ervaring met agendamanagement, mailboxbeheer, reis- en vergaderplanning en financieel-administratieve taken.
• Vaardig met MS Office en kantoor- of vergaderadministratiesystemen.
• Flexibel, stressbestendig en klantgericht, met gevoel voor samenwerken in een havenomgeving.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring met managementondersteuning.
• Kandidaat heeft een goede beheersing van Microsoft Word en Outlook
• Kandidaat beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift.
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
• Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden (zowel rechtstreeks als via een tussenpartij) komen niet in aanmerking.

Wensen

• Ervaring met SAP, Microsoft Excel en PowerPoint zijn een pré.
• Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• HbR hanteert voor deze aanvraag een richtlijntarief binnen een range van € 61,00 - € 69,00 per uur (2 Punten)Het aangeboden tarief valt binnen de aangegeven bandbreedte (1 Punten)Het aangeboden tarief is hoger dan de aangegeven bandbreedte (0 Punten)
• Kandidaat is beschikbaar voor een kennismakingsgesprek op 14 augustus.