Functioneel beheerder

Opdrachtbeschrijving

• Functioneel beheer van het Document Management Systeem (Content Manager) en de bijbehorende beveiligde parafeer‑app.
• Evalueren van systeemfunctionaliteit, opstellen van user stories en specificaties voor gewenste wijzigingen.
• Coördineren van invoering, testtrajecten en het beheer van incidenten en verstoringen; ondersteunen van eerstelijns beheer.
• Aansturen en afstemmen met in‑ en externe leveranciers; formuleren en beheren van eisen aan ICT‑dienstverlening en contracten.
• Beheren en bewaken van correct gebruik, uitvoeren van risicomanagement en -analyse in samenwerking met informatiebeveiliging en architectuur.
• Deelname aan projecten rond DMS, parafeer‑app en de migratie/afbouw van Content Manager naar het nieuwe CSP; waarborgen van discrete en tijdige ondersteuning voor bestuurlijke gebruikers.

Achtergrond opdracht (kort)

Informatievoorziening is cruciaal voor continuïteit: juiste documenten moeten tijdig en veilig beschikbaar zijn voor politieke en ambtelijke top. Content Manager (Microfocus) is sinds 2008 in gebruik; de mobiele goedkeuringsstroom verloopt via een beveiligde app. De opdracht omvat zowel beheer als de migratie naar het nieuwe CSP en vereist aandacht voor beschikbaarheid buiten reguliere kantoortijden en vertrouwelijkheid.

Vereist profiel

• Opleiding: HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting informatiemanagement, IT of vergelijkbaar.
• Ervaring: aantoonbare ervaring met functioneel beheer van DMS (bij voorkeur Content Manager/Microfocus) en ervaring met mobiele parafeer‑oplossingen en migratietrajecten naar nieuwe platformen.
• Vaardigheden: opstellen van user stories en requirements, coördinatie van implementatie en testactiviteiten, incident‑ en leveranciersmanagement.
• Kennis: informatiebeveiliging, architectuurprincipes, risico‑ en change‑management, en kennis van relevante wetgeving/archiefbeheer is een pré.
• Competenties: analytisch, communicatief sterk, klantgericht, stressbestendig, samenwerkingsgericht en proactief in probleemoplossing.
• Beschikbaarheid en inzet: flexibel inzetbaar bij (acute) issues buiten kantoortijden; bereidheid tot werkzaamheden in Den Haag.
• Overig: ervaring met het opstellen en beheren van ICT‑dienstenovereenkomsten (SLA/OLAs) en het aansturen van in‑ en externe leveranciers.

Eisen

• Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau (minimaal 4 jaar).
• Kennis van de techniek, informatiebeveiliging, privacy en informatieanalyse (minimaal 4 jaar).
• Ervaring met het begeleiden van de realisatie en implementatie van wijzigingen en het uitvoeren van acceptatietesten voor verschillende applicaties, waaronder in ieder geval Content Manager (minimaal 4 jaar).
• Ervaring met het aansturen van en samenwerken met verschillende stakeholders (minimaal 4 jaar).
• Kennis van en ervaring met BiSL, ITIL, TMap.

Wensen

• Doel van de functie is zorgen dat Content Manager en de bijbehorende app goed blijven functioneren in de transitie naar het nieuwe CSP.
• Faciliteren van optimale aansluiting van informatiesystemen bij bedrijfsprocessen binnen gestelde kaders.
• Aansturen van verschillende leveranciers (Microfocus, DXC, SSC-ICT en SSC-i).
• Bewustzijn van belang van documentmanagementsysteem, werkstromen en anticiperen op veranderingen hierin.
• Meewerken aan de migratie naar het nieuwe CSP.
• Mogelijke inzet op circa 50 andere applicaties binnen de afdeling.
• Kennis van en ervaring met het beheer en gebruik van Content Manager is een must.
• Werkervaring in een bestuurlijke en complexe organisatie.
• Aantoonbare ervaring met het vertalen van gebruikerswensen naar functionele specificaties en/of opstellen van functionele ontwerpen en user stories.
• Ervaring met begeleiden van realisatie en implementatie van wijzigingen en releases.
• Ervaring met testcoördinatie, opstellen van testplan, -scripts, -rapport en het (laten) uitvoeren van acceptatietesten.
• Ervaring met leveranciersmanagement en het aansturen en samenwerken met verschillende stakeholders.
• Kennis en ervaring met parafeer app en werken met Topdesk is een pré.
• Bekend met beheerstandaarden als BiSL, ITIL en TMap.

Competenties

• Dienstbaarheid.
• Proactief.
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit.
• Flexibiliteit.
• Integriteit.
• Samenwerken.
• Organisatiebewustzijn en inlevingsvermogen.
• Klantgerichtheid.
• Communicatieve vaardigheden.