IT Senior Management Assistent

Samenvatting

De functie ondersteunt de informatievoorzieningseenheid (IVOM) van het Openbaar Ministerie bij dagelijkse secretariaats- en managementtaken binnen een directie.

Je beheert meerdere agenda’s (onder andere van een kwartiermaker en afdelingsmanagers), plant en organiseert vergaderingen, zorgt voor tijdige aanlevering van stukken en verzorgt notulen.

Daarnaast organiseer je interne bijeenkomsten zoals lunchmeetings, borrels en teamuitjes, fungeer je als aanspreekpunt binnen de organisatie en verzorg je diverse administratieve en personele verzoeken.

Je werkt in een dynamische omgeving, schakelt snel tussen onderwerpen, bewaakt vertrouwelijke dossiers en ondersteunt het recruitmentproces en autorisatieaanvragen via registratiesystemen.

De functie bevindt zich binnen IVOM/OM-omgeving, met aandacht voor continuïteit, professionalisering en vernieuwing; standplaats Utrecht (samenwerking met ketenpartners zoals Raad voor de Rechtspraak en Politie).

Vereist profiel

• Opleiding: MBO+/HBO-niveau, bij voorkeur in secretariële, administratieve of ondersteunende richting.
• Ervaring: 2+ jaar relevante ervaring als management- of teamassistent, bij voorkeur in de publieke sector of rechtelijke keten.
• Vaardigheden: uitstekende organisatorische vaardigheden, sterk in prioriteren en tijdmanagement, ervaren in agendabeheer en notuleren.
• Technische kennis: goede beheersing van Outlook/agenda- en registratiesystemen, MS Office (Word, Excel, Teams) en digitaal documentbeheer.
• Persoonlijke eigenschappen: discreet in omgang met (vertrouwelijke) informatie, proactief, flexibel, stressbestendig en een dienstverlenende, klantgerichte houding.
• Communicatie: uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands; vaardig in samenwerken met verschillende ketenpartners en interne stakeholders.
• Administratieve taken: ervaring met aanvragen van autorisaties, ondersteuning bij personeelszaken en bijdragen aan recruitmentprocessen.
• Beschikbaarheid: standplaats Utrecht; bereidheid om incidenteel op andere OM-locaties of bij ketenpartners af te stemmen.

Eisen

• De kandidaat beschikt over hbo werk- en denkniveau.
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar relevante werkervaring als directie- of managementassistent.
• De kandidaat heeft relevante kennis van- en inzicht in het werken in een politiek, bestuurlijke krachtenveld – en/of organisatiesensitief, flexibel en integer.
• De kandidaat beschikt over een goede beheersing van Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.
• De kandidaat heeft ervaring in IT omgeving en is bekend met algemene IT-terminologie.
• De kandidaat is binnen 2 weken na gunning beschikbaar

Wensen

• De kandidaat heeft x aantal jaar relevante werkervaring als directie- of managementassistent.
• De kandidaat heeft x aantal jaar relevante kennis van- en inzicht in het werken in een politiek, bestuurlijke krachtenveld – en organisatiesensitief, flexibel en integer.

Competenties

• Analyseren.
• Klantgerichtheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Plannen en organiseren.
• Samenwerken.
• Voortgangscontrole.
• Zelfontwikkeling.