Junior Functioneel Beheerder

Opdrachtomschrijving

Voor Nova College in Noord-Holland ga je aan de slag als Junior Functioneel Beheerder binnen de afdeling Informatievoorziening & Technologie (IVT). Nova College is een Regionaal Opleidingen Centrum dat middelbaar beroepsonderwijs en vavo verzorgt op verschillende locaties. Binnen IVT wordt gewerkt aan de verdere digitalisering van onderwijsprocessen, met aandacht voor gebruiksgemak, betrouwbaarheid, privacy en toekomstbestendigheid.

Je maakt deel uit van het team Functioneel Beheer en helpt collega’s en gebruikers bij hun dagelijkse applicatievragen. De studiegids en onderwijs- en examenregeling (OER) zijn in gebruik. Tegelijkertijd wordt het documentmanagementsysteem (DMS) voor het studentexamendossier (SED) verbeterd en staat de invoering van de onderwijscatalogus op de planning. Je ondersteunt de functioneel beheerders bij deze ontwikkelingen en wordt hierin begeleid door je collega’s.

Je behandelt tickets over de studiegids/OER en DMS/SED, brengt in kaart wat de gebruiker nodig heeft en beantwoordt eenvoudige vragen aan de hand van werkinstructies. Complexere vragen zet je door naar de juiste collega. Je houdt gebruikers op de hoogte, legt oplossingen vast en sluit tickets af wanneer de vraag is opgelost. Ook draag je bij aan het actualiseren van veelgestelde vragen en gebruikersinstructies, het testen van verbeteringen in DMS/SED en de voorbereiding van de onderwijscatalogus.

Het beoogde resultaat is dat gebruikers goed worden geholpen, vragen zorgvuldig worden afgehandeld en ontwikkelingen binnen de genoemde applicaties en processen worden ondersteund. Je bespreekt je bevindingen en terugkerende gebruikersvragen met de functioneel beheerders. De opdracht wordt hybride uitgevoerd, voor ongeveer 30 uur per week en duurt drie maanden, met mogelijkheid tot verlenging.

Gevraagd profiel

Nova College zoekt een junior functioneel beheerder die gebruikers op een toegankelijke en zorgvuldige manier helpt met applicatievragen. Je kunt werken met werkinstructies, onderscheid maken tussen eenvoudige en complexere vragen en weet wanneer je een vraag moet doorzetten naar een collega.

Je werkt gestructureerd bij het registreren, opvolgen en afronden van tickets en legt oplossingen duidelijk vast. Daarnaast ben je in staat om gebruikersinstructies en veelgestelde vragen bij te werken, mee te testen en bevindingen te bespreken met functioneel beheerders. Je staat open voor begeleiding en werkt samen aan de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening.

Eisen

• Je weet hoe een ticketafhandelingssysteem werkt
• Je hebt affiniteit met applicaties en het helpen van gebruikers
• Kennis van TOPdesk is een pré
• Bekendheid met de werkwijze van een DMS of archiefsysteem is een pré
• Kennis van Djuma is een pré
• Bekendheid met een onderwijscatalogus en studiegids/OER is een pré
• Kennis van Educator is een pré
• Ervaring binnen het onderwijs, de overheid of een andere sterk gereguleerde organisatie is een pré

Wensen

• Kennis van TOPdesk is een pré
• Bekendheid met de werkwijze van een DMS of archiefsysteem is een pré
• Kennis van Djuma is een pré
• Bekendheid met een onderwijscatalogus en studiegids/OER is een pré
• Kennis van Educator is een pré
• Ervaring binnen het onderwijs, de overheid of een andere sterk gereguleerde organisatie is een pré

Competenties

• Gebruiksgemak
• Betrouwbaarheid
• Privacy
• Toekomstbestendigheid