Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer (herhaalde oproep)

Functieomschrijving

• Je ondersteunt één of meerdere vakteams bij het verbeteren van de kwaliteit van de informatiehuishouding en controleert dossiers en zaken op volledigheid en juistheid.
• Je zorgt dat informatie digitaal en archiefwaardig wordt ingericht volgens geldende richtlijnen, zodat collega’s en inwoners sneller beschikken over betrouwbare gegevens.
• Je coacht en adviseert collega’s bij digitaal werken en ondersteunt projecten zoals de implementatie van een zaaksysteem en de migratie naar Microsoft 365.
• Je voert kwaliteitscontroles uit, registreert en rapporteert bevindingen aan de leiding en doet op basis daarvan concrete verbetervoorstellen.
• Je begeleidt zorgvuldig overdracht, afsluiting en vernietiging van dossiers en verzorgt waar nodig trainingen en werkinstructies.
• Je werkt zowel projectmatig als op locatie met vakteams, beantwoordt vragen (o.a. via Topdesk) en draagt direct bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatievoorziening.

Vereist profiel

• Afgeronde mbo+/hbo-opleiding richting informatiemanagement, archiefbeheer, documentair informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Kennis van zaakgericht werken, archiefwet- en regelgeving en ervaring met Microsoft 365 en zaaksystemen is vereist.
• Ervaring met het uitvoeren van kwaliteitscontroles, rapporteren en het doen van procesverbeteringen.
• Communicatief vaardig, coachend en praktisch ingesteld: je legt rustig uit en helpt collega’s zelfstandig verder.
• Nauwkeurig, proactief en zelfstandig kunnen werken, met oog voor zorgvuldige overdracht en naleving van regels; ervaring met Topdesk is een pré.

Eisen

• Wij zoeken
• - Een ervaren informatieprofessional.
• - Met brede kennis van dossiervorming, archivering en informatiebeheer.
• - Die collega’s ondersteunt en coacht in kwalitatieve dossiervorming tijdens het lopende werkproces.
• - Zodat archivering ‘aan de achterkant’ zoveel mogelijk automatisch en volgens afspraken verloopt.
• - Met aantoonbare ervaring in zaakgericht werken (ZGW) en digitale dossiervorming.
• - Die met ons stappen zet richting modern en innovatief informatiebeheer.
• Kennis & kwaliteiten
• • Je hebt een proactieve werkhouding, bent resultaatgericht en neemt anderen mee om samen verbeteringen door te voeren.
• • Je hebt hbo werk- en denkniveau en relevante vakkennis/opleiding (bijv. leergang Informatiebeheer, SOD II, recordmanagement, auditing of vergelijkbaar).
• • Je hebt aantoonbare ervaring met digitaal en zaakgericht werken (ZGW) binnen een overheidsorganisatie.
• • Je bent thuis in digitaal archiveren, het opstellen/toepassen van vernietigingslijsten en het werken met kwaliteitszorg- of auditsystemen.