Functieomschrijving

Het team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO) bewaakt dat de agenda’s van burgemeester, wethouders, directie en teammanagers gestructureerd, vlot en soepel verlopen en ontzorgt waar nodig.

Het team organiseert tevens jaarlijks terugkerende evenementen voor inwoners en ondernemers, zoals de 4- en 5-meivieringen.

De werkzaamheden bestaan uit complex agendabeheer, afhandeling van acties uit mail en agenda van college, directieberaad en managementteams, en nauwe samenwerking met collega’s binnen de organisatie.

Door recente personele wisselingen is het team tijdelijk onderbezet geweest, wat leidde tot kwaliteitsverlies en onvoldoende eenduidige en efficiënte werkprocessen.

Er is inmiddels een nieuw, bijna volledig team; we zoeken een kwartiermaker die het team begeleidt naar een zelfstandig, vakvolwassen en toekomstbestendig BMO-team en tevens als coördinerend medewerker meewerkt aan dagelijkse taken zoals agendabeheer en evenementenorganisatie.

Op te leveren resultaten (projectduur 4 maanden)

Een gedragen en helder beeld van knelpunten en de huidige situatie, gebaseerd op het bestaande plan van aanpak en eerste analyse.
Een nieuw werkmodel inclusief teamplan, taken, heldere rolverdeling, (werk)processen en planning na 4 maanden.
Een complete evenementenkalender met bijbehorende draaiboeken, opgeleverd en geborgd binnen het team.
Een functionerende nieuwe werkwijze waardoor een professioneel, toekomstbestendig BMO-team staat met robuuste werkprocessen.

Vereist profiel

Aantoonbare ervaring als kwartiermaker, projectleider of verandercoördinator binnen een (publieke) organisatie.
Ervaring met secretariaatswerk en bestuurlijke ondersteuning (agendabeheer, notuleren, stakeholdercommunicatie) en met organisatie van evenementen.
Sterke procesinrichtings- en implementatievaardigheden: je kunt werkprocessen ontwerp en borgen en collega’s meenemen in verandering.
Coachende en verbindende stijl: je creëert draagvlak, verdeelt rollen en versterkt het teamvakmanschap.
Hands-on, gestructureerd, resultaatgericht en stressbestendig; je werkt zowel strategisch als operationeel mee.
Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands; ervaring binnen de gemeentelijke context is een pré.
Beschikbaarheid voor de projectduur (ongeveer 4 maanden) met inzet als coördinerend medewerker (tijdelijke aanstelling / a.i.).

Aanvullende informatie

Werkplek: Gemeente Winterswijk, Winterswijk (Gelderland). Functietitel: Kwartiermaker Bestuurs- en Managementondersteuning (Secretariaat) / Coördinator team a.i. Administratie.

Eisen

Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met bestuurs- en managementondersteuning bij een gemeente.
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in een leidinggevende functie bij een gemeente.
Aantoonbaar bereid om volledig fysiek aanwezig te zijn.
Een maximum uurtarief van € 95,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer en Flextender fee.

Wensen

Een helder beeld van de knelpunten en de huidige situatie, gedragen door de betrokkenen.
Je zorgt ervoor dat er na 4 maanden (projectduur) een nieuw werkmodel ligt inclusief teamplan, taken, heldere rolverdeling, (werk)processen en planning.
De evenementenkalender en bijbehorende draaiboeken zijn opgeleverd en in het team geborgd.
De nieuwe werkwijze functioneert in de praktijk waardoor er een professioneel, toekomstbestendig team Bestuurs- en Managementondersteuning staat met een heldere rolverdeling en robuuste werkprocessen.

Competenties

Resultaatgericht werken betekent dat je je inzet op het behalen van concreet gedefinieerde doelen binnen gestelde termijnen.
Overtuigen houdt in dat je anderen weet te bewegen door argumenten duidelijk en effectief over te brengen.
Organiseren betekent het vermogen om werkzaamheden en activiteiten effectief en efficiënt te plannen en te coördineren.
Verbindend zijn betekent dat je in staat bent mensen en groepen aan elkaar te koppelen en samenwerkingen te stimuleren.
Bestuurlijk sensitief zijn houdt in dat je inzicht hebt in politieke en bestuurlijke verhoudingen en hier op een passende manier mee omgaat.
Koersvast betekent dat je standvastig bent in het nastreven van doelen en vasthoudt aan de gekozen strategie, ook bij tegenslagen.