Management- en directieondersteuner

Opdrachtomschrijving

De gemeente Woerden zoekt tijdelijk een ervaren management- en directieondersteuner binnen het domein Bedrijfsvoering. Je ondersteunt meerdere teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris met secretariële en organisatorische werkzaamheden. De opdracht ontstaat door zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker.

Je zorgt voor complex en proactief agendabeheer, stemt vergaderlocaties en faciliteiten af en beheert correspondentie en e-mail. Daarbij leg je verbanden tussen e-mails en agenda-items. Ook bereid je overleggen voor, verzorg je de verslaglegging en handel je personeelsadministratie af in zaaksystemen zoals Decos JOIN.

Daarnaast ondersteun je bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers, verzorg je vakantie- en afwezigheidsregistraties, codeer je facturen en organiseer je teamdagen en representatieve aangelegenheden. Je werkt samen met de overige managementondersteuners en zorgt waar nodig voor onderlinge vervanging. Je rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering.

Je maakt deel uit van het team en werkt binnen de bestaande organisatiestructuur en dagelijkse aansturing van de gemeente. Het beoogde resultaat is dat managers en bestuurders hun bestuurlijke en managementtaken ongestoord kunnen uitvoeren. Continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders staan centraal.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren management- en directieondersteuner die proactief en oplossingsgericht werkt. Je schakelt snel in een dynamische gemeentelijke omgeving, houdt overzicht over meerdere agenda’s en werkzaamheden en weet prioriteiten zorgvuldig af te stemmen met managers, bestuurders en collega-secretariaten.

Je beschikt over kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen en zet Office365, Teams en iBabs routinematig en efficiënt in. Je werkt nauw samen met interne stakeholders, neemt deel aan interne overleggen en bent gericht op een volledige en duurzame inbedding in het team.

Eisen

• Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren
• De leverancier beschikt over een geldige G-rekening indien het detachering betreft (aan te tonen bij contractering)
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner
• Aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs
• Aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling
• Uurtarief maximaal € 75,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau
• Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN
• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid

Competenties

• Organisatie
• Nauwkeurigheid
• Communicatie
• Stressbestendigheid
• Samenwerken
• Proactief handelen
• Digitale vaardigheid