Management Support Officer
ASML Netherlands B.V.
Opdrachtomschrijving
Voor ASML Netherlands B.V. in Veldhoven ondersteun je als Management Support Officer (senior) managers binnen de management support-organisatie. Je bent hun operationele rechterhand en zorgt dat agenda’s, mailboxen en terugkerende leiderschapsvergaderingen soepel verlopen. Je werkt in een dynamische, internationale omgeving met veel interne stakeholders. Daarbij richt je je primair op de sector van je managers, met oog voor de belangen tussen sectoren en de betekenis van wie, wanneer en waarom met elkaar overlegt.
Je beheert afspraken proactief, plant vergaderingen, bewaakt aanwezigheid en bereidt agenda’s, presentaties, notulen en opvolgacties voor. Ook neem je de volledige organisatie van reizen, belangrijke bezoeken en afdelingsbrede evenementen voor je rekening. Je coördineert onder meer vluchten, hotels, vervoer en visa, en werkt samen met interne en externe contacten aan lokale programma’s, bezoeken, diners en bijeenkomsten.
Naast de dagelijkse ondersteuning draag je bij aan projecten binnen de management support-organisatie en afdelingsprojecten. Je analyseert de besteding van managementtijd, signaleert verbetermogelijkheden en handelt daarnaar. Ook ondersteun je bij communicatie, bezoekermanagement, distributielijsten, SharePoint-sites, Teams-pagina’s en gedeelde schijven. Het beoogde resultaat is een goed georganiseerde managementagenda, effectieve samenwerking met stakeholders en tijdige opvolging van afspraken en besluiten.
Gevraagd profiel
Je bent een ervaren Management Support Officer die zelfstandig en zorgvuldig werkt op het niveau van (senior) managementondersteuning. Je hebt gevoel voor prioriteiten, begrijpt de inhoudelijke context van agenda’s en mailboxen en weet wanneer afstemming met de manager nodig is. In een internationale en complexe stakeholderomgeving houd je overzicht en schakel je gemakkelijk tussen dagelijkse ondersteuning, reizen, bezoeken, evenementen en projecten.
Je bent daarnaast een professionele sparringpartner die kansen voor verbetering ziet en anderen aanspreekt op gemaakte afspraken en deadlines. Je werkt samen met interne en externe partijen, ondersteunt en traint collega-assistenten en treedt op als key user voor IT-tools. Ook vertegenwoordig je de management support-organisatie binnen ASML.
Eisen
- Several years of experience as a (senior) management or executive assistant in a large, international organization
- Proven experience with complex international calendar management for (senior) managers
- Experience supporting multiple stakeholders in a dynamic international environment
- Advanced knowledge of how relevant processes connect to and affect stakeholders
- Experience training and guiding other team members
- Excellent knowledge of the Microsoft 365 package
- Experience facilitating hybrid meetings and organizing (departmental) events
- End-to-end experience in travel and expense management, including visa arrangements
- Fluent in both spoken and written English and Dutch
Wensen
- Experience working at ASML or in the high-tech or semiconductor industry
- Experience as a key user of IT tools and testing new developments together with IT
- Experience (co-)leading projects within a management support organization
- Experience with agenda analyses and time spend reporting for senior leadership
- Experience organizing high-stake visits for customers or external relations
Competenties
- Advanced communication skills, verbal and written
- Strong stakeholder management across all levels of the organization
- Analytical ability to oversee the implications of meetings, priorities and time spend
- Ownership and end-to-end responsibility for your tasks
- Proactive and anticipating, acting before being asked
- Structured and organized way of working, also under pressure
- Discretion, strong ethics and cross-sectoral sensitivity
- Tech savviness and eagerness to adopt new collaboration tools
- Hostmanship and a representative, service-oriented attitude
- People skills and attention to team dynamics, morale and employee satisfaction
- Ability to hold others, including senior management, accountable for commitments