Managementassistent VNG Realisatie

Functieomschrijving

De managementassistent VNG Realisatie vervult een centrale, verbindende en ondersteunende rol voor het MT en fungeert tevens als secretaris van de ondernemingsraad (OR).

Je beheert complexe agenda’s van MT-leden, plant en coördineert afspraken, bewaakt prioriteiten en zorgt dat informatie tijdig beschikbaar is voor vergaderingen en overleggen.

Je beheert de mailboxen van MT-leden, signaleert urgentie, bewaakt opvolging en handelt zelfstandig of namens MT-leden waar passend.

Als OR-secretaris ondersteun je bij voorbereiding, organisatie en verslaglegging van OR-vergaderingen: mailboxbeheer, agenda’s opstellen, notuleren en actielijsten bijhouden en opvolgen.

De rol vraagt om een proactieve, secuur werkende allrounder die overzicht houdt, snel schakelt tussen onderwerpen en belangen, vertrouwelijkheid bewaakt en verbetervoorstellen aandraagt.

Werklocatie hybride; flexibel inzetbaar binnen VNG Realisatie en in afstemming met MT en OR.

Vereist profiel

• Minimaal mbo+/hbo denk- en werkniveau, bij voorkeur werkervaring als managementassistent of OR-secretaris.
• Ervaring met agendabeheer, mailboxmanagement en het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden; vaardig in notuleren en het opstellen van heldere actielijsten en verslagen.
• Proactieve, nauwkeurige en betrouwbare werkhouding met oog voor vertrouwelijkheid en politieke gevoeligheden binnen organisaties.
• Organisatorisch sterk, stressbestendig en in staat snel te schakelen tussen uiteenlopende taken en prioriteiten.
• Sterke sociale vaardigheden: kan goed afstemmen met MT-leden en OR, bouwt vertrouwen en onderhoudt professionele werkrelaties.
• Zelfstandig, procesmatig denkend en oplossingsgericht; signaleert verbeteringen en draagt bij aan efficiëntie en professionalisering.
• Digitale vaardigheden: vlot met e-mail, agendabeheer, Office-pakket en vergaderplatforms; bereidheid om nieuwe tools snel eigen te maken.
• Bereidheid tot hybride werken en flexibiliteit in werktijden bij piekmomenten of bijeenkomsten.

Eisen

• Het ingediende cv en eventueel de aangeleverde motivatiebrief moet aantonen dat aangeboden kandidaat minimaal beschikt over onderstaande eisen.
• Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen, werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv.
• Een minimaal afgeronde hbo-opleiding.
• Minimaal 7 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en mailboxbeheer voor minimaal één leidinggevende.
• Aantoonbare ervaring met notuleren en actiebewaking in bestuurlijke of organisatorische context

Wensen

• punten
• Aantoonbare ervaring met secretariële ondersteuning van een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad, commissie, bestuur of vergelijkbaar overlegorgaan, inclusief agendering, notulering en actiebewaking. Aantoonbaar in cv. Geen aantoonbare ervaring: 0 punten. Ervaring met secretariële ondersteuning van een overlegorgaan: 10 punten. Ervaring met secretariële ondersteuning van OR, medezeggenschap, bestuur of commissie inclusief notulering en actiebewaking: 20 punten. 20 punten
• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe publieke organisatie, zoals een gemeente, ministerie, uitvoeringsorganisatie, samenwerkingsverband of organisatie als VNG/VNG Realisatie. Aantoonbaar in cv. Geen aantoonbare ervaring: 0 punten. Ervaring binnen een publieke organisatie: 10 punten. Ervaring binnen gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, uitvoeringsorganisaties of een organisatie zoals VNG: 20 punten. 20 punten
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van meerdere managementleden gelijktijdig binnen een organisatie van minimaal 300 fte, inclusief complex agendabeheer, mailboxbeheer, prioritering en het bewaken van acties. Aantoonbaar in cv. Geen aantoonbare ervaring: 0 punten. Ervaring met ondersteuning van één managementlid: 10 punten. Ervaring met ondersteuning van twee managementleden: 20 punten. Ervaring met ondersteuning van drie of meer managementleden: 25 punten. 25 punten
• Aantoonbare ervaring met het voorbereiden, plannen en organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie. Aantoonbaar in cv. Geen aantoonbare ervaring: 0 punten Ervaring met het organiseren van interne overleggen of bijeenkomsten: 10 punten Aantoonbare ervaring met het organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie: 25 punten 25 punten

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Nauwkeurigheid
• Proactiviteit
• Planningsvaardigheid
• Discretie
• Stressbestendigheid
• Communicatief
• Samenwerkingsgericht