Managementassistent

Omschrijving

Voor gemeente Utrecht zoeken we een tijdelijke Managementassistent Werk & Inkomen ter vervanging van zwangerschapsverlof (6 maanden).
Je ondersteunt twee managers op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak en zorgt dat zij zich op hun kerntaken kunnen richten.
Belangrijke taken zijn het beheren van complexe agenda’s en mailboxen, organiseren van afspraken en bijeenkomsten, en het verwerken van vergaderstukken in IBABS.
Daarnaast voer je HR-ondersteunende werkzaamheden uit (afspraken bedrijfsarts, indiensttreding, personeelsmutaties) en ondersteun je bij projecten en evenementen.
Werken gebeurt deels op kantoor (vast op donderdag + één dag in overleg), deels thuis; voorkeur 36 uur per week (32 uur bespreekbaar), start liefst 1 september 2026.

Vereist profiel

• MBO+ werk- en denkniveau met ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie.
• Aantoonbare ervaring met agenda- en mailboxbeheer voor managers of directeuren en met Microsoft Office (Outlook, Teams).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en het vermogen snel nieuwe systemen eigen te maken.
• Ervaring met IBABS, SAP of Ubeeo is een pré; nauwkeurigheid en stressbestendigheid zijn essentieel.
• Persoonlijke eigenschappen: proactief, organisatorisch sterk, communicatief vaardig op verschillende niveaus, flexibel, dienstverlenend en collegiaal.

Eisen

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met het ondersteunen van managers of directeuren op het gebied van agenda- en mailboxbeheer.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Office, met name Outlook en Teams.
• Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van zwangerschapsverlof voor de duur van 6 maanden.
• Startdatum: 1 september 2026 (liefst eerder indien mogelijk voor overdracht).
• Omvang: 36 uur per week heeft de voorkeur (32 uur is bespreekbaar).
• Woensdag is de enige mogelijke parttime dag.
• Je werkt 2 dagen per week op kantoor, donderdag is een vaste kantoordag.
• Vrijdag is een reguliere werkdag en kan vanuit huis worden gewerkt.
• Werkdagen zijn: maandag, dinsdag, woensdagochtend, donderdag en vrijdag.
• Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest.
• Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden.
• Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

• Ervaring met systemen zoals SAP, Ubeeo of IBABS is een pré
• Bij voorkeur ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie