Managementassistent

BELANGRIJK

Alle communicatie over deze aanvraag verloopt via Mercell. Zorg er daarom voor dat het mailadres in Mercell juist is en dat deze mailbox regelmatig gelezen wordt.

Omschrijving opdracht

Managementassistent die ondersteuning biedt aan de algemeen directeur, de concerncontroller en de teammanager Concernstaf binnen Werkorganisatie BUCH.

De rol omvat beheer van agenda's, organiseren van afspraken en het uitvoeren van gemandateerde taken in systemen zoals Youforce, Key2financiën en Smartaim.

De medewerker is tevens kredietbeheerder voor de Concernstaf en ondersteunt bij de interne openstelling van vacatures.

Vervanging en nauwe samenwerking met de directiesecretaris bij kortdurende afwezigheid horen tot de functie, evenals diverse organisatorische taken voor directie en concernstaf.

De werkzaamheden zijn van medior niveau en gericht op continuïteit tijdens een zwangerschapsvervanging.

Takenpakket (kern)

• Beheer van agendas en het organiseren van afspraken voor directie en concernstaf.
• Gemandateerde bevoegdheden en werkzaamheden in Youforce, Key2financiën en Smartaim.
• Ondersteuning bij interne vacatureprocedures en kredietbeheer voor Concernstaf.
• Samenwerken met en waar nodig vervangen van de directiesecretaris bij korte afwezigheid.
• Algemene organisatorische en secretariële taken voor de algemeen directeur en concerncontroller.

Aanvullende achtergrondinformatie

De managementassistent werkt direct voor de algemeen directeur; het is daarom essentieel situaties zelfstandig te kunnen prioriteren en inschatten wanneer de directeur actief geïnformeerd moet worden.

De kandidaat moet sensitiviteit en ervaring hebben om namens de directeur te handelen en keuzes te maken, bijvoorbeeld bij het forceren van urgente afspraken.

Deze functie is niet geschikt voor starters/junioren; gezocht wordt naar iemand met ervaring in directieondersteuning, bij voorkeur binnen een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving.

Werktempo en complexiteit passen bij een medior niveau; zelfstandigheid en oordeelsvermogen zijn vereist.

Duur en start

Vervanging wegens zwangerschap. Gewenste startdatum: 17 augustus, met bij voorkeur 1 inwerkdag in de week van 10 augustus.

Vermoedelijke einddatum: 31 december 2026, met mogelijkheid tot een korte verlenging indien nodig.

Informatie over het team & locatie

Je komt te werken binnen het team Concernstaf van Werkorganisatie BUCH, voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo.

Het team bestaat uit strategisch adviseurs, functionaris gegevensbescherming, bestuursadviseurs, gemeentecontrollers, auditteam, klachtencoördinator en directiesecretaris. Nauwe samenwerking met andere managementassistenten en bestuurssecretarissen binnen BUCH is onderdeel van de functie.

Standplaats: Castricum (Werkorganisatie BUCH).

Vereist profiel

• Medior ervaring als managementassistent of directiesecretaris, bij voorkeur met ervaring in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving.
• Aantoonbare ervaring in directieondersteuning: agenda- en afsprakenbeheer op hoog niveau, prioritering en zelfstandige besluitvorming.
• Ervaring met administratieve en financiële systemen (bij voorkeur Youforce, Key2financiën en Smartaim) en gemandateerde bevoegdheden.
• Kennis en/of ervaring met kredietbeheer is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden, discretie, sensitiviteit en het vermogen om namens de directeur adequaat te handelen binnen kaders.
• Proactieve, georganiseerde houding en het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken; flexibel inzetbaar bij vervanging van de directiesecretaris.
• Beschikbaarheid vanaf 17 augustus (met inwerkdag in week van 10 augustus) tot circa 31 december 2026.