Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken (Asiel & Migratie)

Beschrijving

Je werkt op de afdeling Bestuurs- en Concernzaken van Provincie Overijssel, de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en inwoners.

Als Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken ondersteun je de Secretaris en de Adviseur Asiel & Migratie van de Commissaris van de Koning in dagelijkse bestuurlijke werkzaamheden.

Je taken omvatten complex agendabeheer, mailboxbeheer, voorbereiden en notuleren van overleggen, beheren van dossiers en het bewaken van acties en deadlines.

Je onderhoudt contact met interne collega’s en externe partners zoals gemeenten, ministeries en veiligheidsregio’s en draagt bij aan een efficiënte en professionele dienstverlening.

De functie vraagt om nauwkeurigheid, proactiviteit, flexibiliteit bij actualiteit en een sterk organisatorisch vermogen in een bestuurlijke omgeving. Standplaats: Zwolle.

Vereist profiel

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur opleiding in secretariële/administratieve richting of vergelijkbare ervaring.
• Aantoonbare ervaring met managementondersteuning in een bestuurlijke of politieke omgeving is een pré.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: sterk in agendabeheer, plannen, prioriteren en schakelen bij actualiteiten.
• Zeer nauwkeurig en discreet; je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke dossiers.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands; ervaring met opstellen en redigeren van bestuurlijke stukken.
• Ervaring met notuleren, actie- en besluitenlijsten beheren en het voorbereiden van bestuurlijke bijeenkomsten en werkbezoeken.
• Proactieve houding, klantgericht en dienstverlenend; je signaleert knelpunten en draagt actief bij aan verbeteringen.
• Teamspeler die gemakkelijk contacten legt met interne en externe stakeholders en zelfstandig kan werken.
• Goede digitale vaardigheden (e-mail- en agendabeheer, dossiersystemen, tekstverwerking); affiniteit met asiel & migratie is een voordeel.

Eisen

• Uurtarief maximaal € 90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, én parkeerkosten.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse of directiesecretaresse.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en administratieve ondersteuning.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams en digitale documentbeheersystemen.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke of politiek sensitieve communicatie.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een overheidsinstelling.
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met communicatie met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties.

Competenties

• Nauwkeurig
• Zelfstandig
• Servicegericht
• Stressbestendig
• Flexibel
• Proactief
• Accuraat
• Integer