Medewerker Archivering

MEDEWERKER ARCHIVERING

Beschrijving

BWB is de bedrijfsvoeringsorganisatie voor de gemeenten Culemborg, Tiel en West Betuwe; het cluster Informatiebeheer & Records zorgt voor duurzame toegankelijkheid van analoge en digitale informatie.

De medewerker archivering brengt en houdt de informatiehuishouding op orde: bewerking, ordening, registratie, selectie, vernietiging en overbrenging naar archiefbewaarplaats of e-depot.

Werkzaamheden omvatten zowel dagelijkse operationele taken als kwaliteitscontroles van zaakdossiers in het zaaksysteem, het beantwoorden van (WOO-)informatieverzoeken en het begeleiden van de ontvlechting van gemeente Tiel.

De rol heeft een sterk kwaliteitsaccent: signaleren van structurele knelpunten, adviseren van collega’s over correcte dossiervorming en bijdragen aan documentatie en werkinstructies zodat werkzaamheden overdraagbaar zijn.

Succes wordt gemeten aan concrete, controleerbare resultaten: verwerkte archiefblokken, vastgestelde vernietigingslijsten, uitgevoerde overbrengingen, aantoonbaar betere dossierkwaliteit en overdraagbare documentatie.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring met zowel analoge als digitale archivering en bewerking van archiefbescheiden.
• Goed kennis van relevante wet- en regelgeving (Archiefwet, selectielijsten, Wet open overheid/WOO) en praktische ervaring met selectie en vernietiging.
• Ervaring met zaaksystemen en e-depots, inclusief metadata- en ordeningsrichtlijnen; vaardig in kwaliteitscontrole van zaakdossiers.
• Hand-on mentaliteit: nauwkeurig, gestructureerd en in staat om terugstanden weg te werken én dagelijks archiefwerk draaiende te houden.
• Sterke communicatieve en adviesvaardigheden: kan medewerkers instrueren, vragen beantwoorden en signalen over knelpunten helder rapporteren.
• Ervaring met voorbereiden en uitvoeren van overbrenging naar archiefbewaarplaats; bekwaam in het opstellen van verklaringen en documentatie.
• Teamspeler met vermogen tot kennisoverdracht en het opstellen/actualiseren van werkinstructies en beheerdocumentatie.
• Zelfstandig en verantwoordelijk werken; integer en zorgvuldig bij omgang met vertrouwelijke informatie.

Opmerking: ZZP niet toegestaan; dienstverband via BWB (Culemborg / Tiel / West Betuwe).

Eisen

• MBO niveau 4 werk- en denkniveau, met een afgeronde vakopleiding op het gebied van informatiebeheer, DIV of archivistiek (bijvoorbeeld SOD-I of gelijkwaardig).
• Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring als archiefmedewerker of DIV-medewerker binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring binnen een gemeente, gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband van gemeenten.

Wensen

• Tijdens een verificatiegesprek worden getoetst op; Voornoemde criteria, de competenties en advies- en communicatievaardigheden worden getoetst in een met de kandidaat te voeren gesprek.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet en de daarop gebaseerde regelgeving, selectielijsten, metadatering en duurzame toegankelijkheid. Motiveer waaruit dit blijkt
• Aantoonbare ervaring met het bewerken van zowel analoge als digitale archieven. Motiveer waaruit dit blijkt.
• Aantoonbare ervaring met een zaaksysteem of document­managementsysteem. Motiveer waaruit dit blijkt
• Ervaring met overbrenging naar een e-depot of samenwerking met een regionaal archief. Motiveer waaruit dit blijkt
• Ervaring met archiefwerkzaamheden in het kader van een organisatiewijziging, herindeling of ontvlechting. Motiveer waaruit dit blijkt.
• Ervaring met het instrueren en begeleiden van collega’s in de vakinhoudelijke lijn. Motiveer waaruit dit blijkt