Medewerker bestuurssecretariaat

Opdrachtomschrijving

Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, drie wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg. Je werkt binnen het bestuurssecretariaat en bent een belangrijke schakel tussen het bestuur, de gemeentelijke organisatie en externe partijen.

Je verzorgt complexe agenda’s, bewaakt planningen, actiepunten en termijnen en stroomlijnt informatiestromen. Je maakt zelfstandig afspraken, ontvangt bezoekers gastvrij en professioneel en zorgt dat vergaderingen goed worden voorbereid. Daarvoor verzamel je stukken, stel je agenda’s op en zorg je dat collega’s de juiste informatie op tijd aanleveren in iBabs.

Daarnaast ondersteun je bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college. Ook bij bestuurlijke en representatieve aangelegenheden draag je bij aan de voorbereiding en begeleiding. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en vervangt elkaar waar nodig. Het beoogde resultaat is dat de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris kunnen rekenen op een zorgvuldig georganiseerd secretariaat en dat werkzaamheden, afspraken en informatiestromen soepel verlopen.

Gevraagd profiel

De gemeente Doesburg zoekt een representatieve, proactieve en zelfstandige professional die ervaring heeft met secretariële en administratieve ondersteuning binnen een bestuurssecretariaat. Je overziet wat er moet gebeuren, stelt prioriteiten en handelt zaken zoveel mogelijk zelfstandig af. Je weet wanneer je vragen binnen de organisatie moet uitzetten, bewaakt grenzen en houdt onder alle omstandigheden het overzicht.

Je bent servicegericht, attent, flexibel en gewend om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie. Organiseren en plannen passen goed bij je. Je beschikt over een natuurlijk gevoel voor verhoudingen, legt verbanden en werkt graag hands-on. Daarbij beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en kunnen bestuur en organisatie erop vertrouwen dat werkzaamheden bij jou in goede handen zijn.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
• Aantoonbaar beschikbaar uiterlijk per 1 december 2026 voor een inzet van 32 uur per week
• Aantoonbaar bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn
• Aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse en/of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Kritisch
• Plannen en organiseren