Medewerker Facilitaire Poule

Opdrachtomschrijving

Als medewerker facilitaire poule bij Gemeente Westerveld vervul je een veelzijdige en dienstverlenende rol binnen de facilitaire organisatie. Je bent het visitekaartje voor bezoekers, collega’s en externe partijen en draagt bij aan een gastvrije, veilige en goed georganiseerde ontvangst en dienstverlening op locatie in Westerveld, Drenthe.

Je ontvangt en verwijst bezoekers professioneel, verzorgt de uitgifte en ontvangst van documenten en voert receptiewerkzaamheden uit. Ook ben je aanspreekpunt voor vragen die via het facilitaire meldpunt binnenkomen. Je verwerkt meldingen zorgvuldig en handelt deze af volgens de afgesproken procedures, of verwijst ze waar nodig door.

Daarnaast ondersteun je bij bijeenkomsten, avond­evenementen en huwelijken. Je bereidt ontvangstruimtes voor, verzorgt een gastvrije ontvangst, ondersteunt tijdens evenementen en voert kleine facilitaire taken uit, zoals het klaarzetten van ruimtes, het serveren van consumpties en de nazorg. Je beheert en ondersteunt audiovisuele middelen, lost eenvoudige storingen tijdens presentaties op en voert lichte technische werkzaamheden en onderhoudstaken uit. Zo draag je bij aan de continuïteit in de raadzaal en ontvangsthal.

Je werkt samen met collega’s binnen de facilitaire poule, leveranciers en interne opdrachtgevers. De planning, werkverdeling en prioritering worden afgestemd binnen het facilitaire team. De werkweek is flexibel ingericht, met in overleg twee vaste werkdagen per week, waarvan vrijdag in ieder geval een vaste werkdag is. Je bent daarnaast flexibel inzetbaar, inclusief regelmatige inzet in de avonduren, met name op dinsdagavonden. Fysieke aanwezigheid op locatie is noodzakelijk.

Gevraagd profiel

Gemeente Westerveld zoekt een representatieve, zelfstandige en praktisch ingestelde professional die verantwoordelijkheid neemt voor de eigen werkzaamheden. Je werkt zorgvuldig volgens werkafspraken, procedures, veiligheidsrichtlijnen, privacyvoorschriften en kwaliteitsnormen.

Je bent dienstverlenend ingesteld, schakelt gemakkelijk tussen receptiewerk, evenementondersteuning, facilitaire meldingen en lichte technische werkzaamheden en stemt je werk actief af met collega’s en andere betrokkenen. Je werkt graag in een betrokken facilitaire poule en bent flexibel beschikbaar wanneer de dienstverlening daarom vraagt.

Eisen

• Beschikbaar voor gemiddeld 24 uur per week. De kandidaat is op twee vaste dagen per week inzetbaar, met de vrijdag als vaste dag, en is bereid regelmatig in de avonduren te werken, met name op dinsdagavonden
• Op deze opdracht is het principe 'Bring Your Own Device' van toepassing. De kandidaat maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires). Dit geldt alleen voor ZZP-ers
• De kandidaat is bereid binnen een afgesproken termijn een BHV- of EHBO-diploma te behalen indien dit nog niet in bezit is, of beschikt reeds over een geldig BHV- of EHBO-diploma. Dit dient expliciet in het cv vermeld te zijn
• De kandidaat is in staat fysiek werkzaamheden uit te voeren die behoren tot facilitaire ondersteuning, zoals het klaarzetten van zalen, bedienen van AV-apparatuur, tillen van lichte materialen en het uitvoeren van kleine reparaties

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als receptiemedewerker
• Aantoonbare werkervaring met AV-apparatuur en het verhelpen van eenvoudige storingen tijdens presentaties
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Microsoft Word en PowerPoint
• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante ervaring met facilitaire taken en AV-ondersteuning en bereidheid om te leren en certificaten te behalen. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, bij voorkeur richting facilitaire dienstverlening, hospitality of een gelijkwaardige opleiding

Competenties

• Dienstverlenend
• Zorgvuldigheid
• Representativiteit
• Technisch inzicht
• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Communicatie